Hoy te quiero explicar en qué consisten las reuniones en Scrum. Cuando te hablé de los eventos en Scrum mencioné los Sprints y las distintas reuniones que se realizan en cada ciclo.
Hace tiempo escribí sobre las reuniones en la gestión de proyectos y cómo deberían ser. En este post nos centraremos en los cuatro tipos de reuniones en Scrum. Éstas tienen un objetivo claro al que debes ajustarte. Hacerlo bien es la manera de que la metodología Scrum funcione con eficacia.
Sprint Planning Meeting (Reunión de planificación del Sprint)
Es evidente, el objetivo de esta reunión es planificar el Sprint que se va a ejecutar a continuación. Te diría que esta reunión es la más importante, pero todas tienen mucha relevancia en la ejecución del proyecto.
Lógicamente el Sprint Planning Meeting se realiza al comienzo de cada Sprint. En ella participan todos los miembros del Equipo: Product Owner, Scrum Master y todo el Development Team. Al acabar esta reunión deben de quedar dos cosas absolutamente claras para todos los miembros del equipo.
El cliente muestra el resultado a alcanzar en ese Sprint y los requerimientos del producto entregable. Aquí se tiene que llevar a cabo una discusión en la que el equipo de desarrollo evalúa qué elementos de la lista puede entregar.
Todo el equipo Scrum debe entender y definir qué objetivo se debe obtener en ese Sprint (Sprint Goal).
A partir de este punto el equipo de desarrollo debe diseñar un plan de trabajo para alcanzar el objetivo. Esta planificación debe permitirte ver si el Sprint Goal implica una carga de trabajo acorde con la duración estipulada para los Sprints (de 2 a 4 semanas). En su caso deberás reconsiderar el objetivo.
Tanto el Scrum Master como el Product Owner deben colaborar para aclarar cualquier aspecto de los requerimientos.
Finalmente, el equipo de desarrollo debe explicar cómo va a organizar el trabajo del equipo para alcanzar el objetivo del Sprint.
Daily Scrum (Scrum Diario)
Se trata de una reunión muy breve que organiza el Scrum Master con el Development Team. Esta reunión no debe superar los 15 minutos y debe realizarse cada día a la misma hora en el mismo lugar.
En ella evalúa el desarrollo del Sprint. Cada miembro del equipo de desarrollo explica qué avances ha logrado y qué va a hacer ese día. Si ve algún impedimento lo debe exponer para encontrar soluciones.
La idea es que todos los miembros del equipo conozcan el trabajo de los demás. Así se cumple otra de las características de Scrum: el equipo de desarrollo es un organismo autooganizado.
Los Scrum Diarios favorecen la comunicación entre los miembros. De esta manera, evitarás reuniones improductivas, se detectarán inconvenientes en el desarrollo del Sprint y se favorecerá la toma de decisiones.
Sprint Review (Revisión de Sprint)
Tanto ésta como la siguiente son dos reuniones en Scrum que se realizan al finalizar el Sprint. En el Sprint Review se busca analizar el objetivo alcanzado.
El Development Team debe explicar cómo se desarrolló el Sprint. En el caso de encontrar problemas, expone cómo los resolvieron. Obviamente, debe mostrar el trabajo que ha terminado.
Por su parte, el dueño del producto con esta información puede valorar el estado de su lista requerimientos. Y, junto con el resto del equipo, deciden hacia dónde dirigirse de cara a la siguiente Reunión de Planificación. Para esto, debes de tener en cuenta la situación del mercado, las necesidades de un producto como el que están construyendo… Además, no puedes olvidar las restricciones de tiempo y dinero que tengas.
Sprint Retrospective (Retrospectiva de Sprint)
Esta reunión se desarrolla tras el Sprint Review y antes del siguiente Sprint Planning Meeting. En ella el Scrum Master debe buscar aquello positivo y negativo en la ejecución del último Sprint.
Todos los miembros del equipo deben analizar todos los aspectos del Sprint: las personas, las relaciones, comunicaciones, procesos, herramientas… Se trata de que encuentres lo que se hizo o funcionó bien para repetirlo en el futuro. Por otra parte, tienes que identificar los errores, problemas o inconvenientes para evitarlos.
El objetivo del Sprint Retrospective es identificar mejoras que se puedan aplicar a partir de ese momento. En definitiva, se busca aumentar la eficacia del equipo.
Conclusión de las Reuniones en Scrum
Las reuniones en Scrum tienen una gran importancia. Definen los objetivos y la manera de alcanzarlos. Favorecen la comunicación entre los miembros. Analizan los objetivos alcanzados. Y, por último, identifican mejoras para aplicarlas en el futuro.
Todas tienen un sentido en el desarrollo de tu proyecto.
“De aquel que opina que el dinero puede hacerlo todo, cabe sospechar con fundamento que será capaz de hacer cualquier cosa por dinero”.
Benjamín Franklin