Los roles en MeisterTask definen la capacidad de cada interviniente en tus proyectos. Hoy te explico cómo gestionar a las personas en tus proyectos.
El equipo de tu proyecto
No debes confundir tu equipo en MeisterTask, con las personas que participan en tus proyectos. En el apartado Mi cuenta habrás gestionado el número de licencias que deseas adquirir. No obstante, podrás invitar a otros usuarios para participar en tus proyectos. Este es el caso típico para los clientes. Basta con que se creen una cuenta gratuita en MeisterTask y accedan por medio de tu invitación al proyecto.
Existen, al menos, tres formas de invitar a alguien a tus proyectos. En el momento de crear el proyecto, a través del icono (+) situado en la barra vertical a la derecha del panel Kanban, o desde el menú de gestión de proyectos. De hecho hay otros lugares desde donde hacerlo.
En cualquiera de los casos se abrirá una ventana en la que puedes añadir los correos electrónicos de los interesados. Puedes hacerlo de uno en uno. Sin embargo, si lo prefieres, tienes la posibilidad de añadir todas las direcciones separadas por comas (,) y en una sola acción enviar todas las invitaciones a la vez.
Sobre la casilla en la que deberás indicar esas direcciones de correo tienes un desplegable para indicar el papel que van a desempeñar.
Bajo esta casilla encontrarás unos pequeños botones para agilizar el proceso. Se trata de enlaces para incluir de forma sencilla a miembros de tu equipo o grupos de personas que aún no participen en él. Lógicamente, se trata de usuarios o grupos que previamente has debido crear en el apartado Mi equipo en tu cuenta. Basta con que pinches en los botones para añadirlos a la invitación.
Por último, dispones de un cuadro de texto para personalizar la invitación.
Resumen. La gestión de los roles en MeisterTask
La primera pestaña de las propiedades de proyectos en MeisterTask se llama Resumen. En ella se muestran las características de acceso al proyecto por sus participantes.
En primer lugar te facilita la posibilidad de cambiar las posibilidades de su visualización para todos los integrantes del equipo, o sólo para los que participan en él.
Justo debajo encontrarás un cuadro con la relación de los miembros que participan en el proyecto. Verás su nombre, su dirección de correo y su rol en el proyecto. Este último campo tiene un desplegable que te permite modificarlo. Además, al acercar el cursor aparece, a la derecha del rol, una X que te permite sacar a ese usuario del proyecto.
El enlace situado debajo es otra de las maneras de invitar a un interesado al proyecto.
Además, tienes la opción de generar un link para que otras personas accedan al proyecto. Al marcar la casilla se genera un enlace exclusivo para ese proyecto que puedes compartir con quien desees. El peligro de este tipo de método es que accidentalmente puede caer en manos indebidas. La solución ante esta situación es que el sistema genere un vínculo diferente anulando el anterior. Para esto sólo tienes que hacer clic en el texto situado bajo el cuadro de texto del enlace.
Roles en MeisterTask. Los permisos en el proyecto
A la hora de asignar roles en MeisterTask a tus colaboradores debes tener claro los permisos que les entregas.
- Administrador. Los administradores tienen control absoluto sobre los proyectos. Tienen la potestad de modificar la manera en que se configuran las distintas secciones del proyecto. Tienen la capacidad para agregar integraciones y automatizaciones. En definitiva, tienen acceso a las propiedades de los proyectos.
- Miembro. Este es el segundo nivel de permisos dentro de los roles. Los miembros pueden gestionar las tareas del proyecto, pero no tienen acceso a sus propiedades. Un miembro puede crear y modificar tareas. Tiene poder para asignar tareas, darlas por completadas, archivarlas e, incluso, eliminarlas. Ten en cuenta, que puede realizar esas acciones con todas las tareas, también con las que no tiene asignadas.
- Comentarista. Este tipo de papel en el proyecto tiene un poder más limitado. Su capacidad le permite realizar comentarios en las tareas del proyecto. Sin embargo, no tiene posibilidad de efectuar ningún cambio en las tareas. En el momento que un comentarista agrega un comentario se activa el campo de observador de esa tarea. De manera que le serán notificados las posteriores modificaciones que sufra la tarea.
- Solo lectura. El perfil de Solo lectura no tiene permiso para editar el proyecto o su contenido en modo alguno. Su única capacidad es visualizar el proyecto y las tareas.
La gestión de roles en MeisterTask
Dejo para el final dos consideraciones.
Por una parte, como te decía antes, puedes invitar a clientes u otros interesados que no formen parte de tu equipo de trabajo. No tienes más que darles acceso a través de una cuenta gratuita que ellos mismos se creen. En ese caso puedes otorgarles un rol de Comentarista o de Solo lectura para evitar que realicen modificaciones en el proyecto.
Por otra parte, ten en cuenta que los roles definen permisos propios del proyecto. No se trata de cualidades asociadas al usuario de forma global. Un mismo usuario puede tener rol de Administrador en un proyecto y, a la vez, papel de comentarista o Solo lectura en otros que ejecuta otra parte del equipo.
Conclusiones
La gestión de roles en MeisterTask te permite definir con precisión el nivel de permisos que otorgas a los partícipes en un proyecto. Incluso si no forman parte de tu equipo.
«El que habla siembra, el que escucha recoge».
Pitágoras