Con este post quiero que seas capaz de controlar la ruta crítica de tu proyecto. Si has ido preparando tu proyecto habrás pasado por las etapas que hemos recorrido en los posts anteriores.
Primero has tenido que crear y configurar tu proyecto y después los recursos y las tareas. Si tu proyecto es medianamente complejo tendrás un listado de tareas relativamente extenso. También verás un diagrama de Gantt con las barras que representan las tareas y flechas que marcan las dependencias entre ellas. Y todo eso puede ser un verdadero lío. Te voy a ayudar a tener todo un poco más claro.
La ruta crítica
Entre todas las tareas de tu proyecto hay unas cuantas especialmente relevantes para el cumplimiento de la planificación. La ruta crítica es el conjunto de tareas cuyo recorrido determina el del propio proyecto. Cualquier retraso en la ruta crítica supondrá un retraso en la ejecución del proyecto.
Te pongo un ejemplo. Estás desarrollando un software de gestión. Por lógica la ruta crítica serán las tareas de programación y quizá de diseño. Pero supongamos que en paralelo una tarea consiste en la elaboración de un manual. Esta tarea no tiene ninguna relación de dependencia con cualquier otra. Si esta tarea se retrasa no afecta a las demás ni, por tanto, al proyecto en sí. Pero si se retrasa alguna de las tareas de programación el software no estará listo para la fecha convenida.
Por tanto, como responsable del proyecto, debes conocer cuál es la ruta crítica y prestar especial atención a las tareas que la conforman.
Sin embargo, un retraso no siempre afecta aun tratándose de una tarea de la ruta crítica. Si una tarea dispone de un margen de demora, ésta se podrá retrasar lo que indique ese margen sin afectar a sus tareas dependientes ni al proyecto.
Vamos con el ejemplo. Imagina que en el proyecto asignas a la tarea de diseño de una pantalla un día. Sin embargo la programación no va a comenzar hasta tres días después, que es cuando se incorporará el programador de sus vacaciones. En este caso la tarea de diseño tiene un margen de demora de dos días. Un retraso de hasta dos días en el diseño no afectará a la ruta crítica.
Cómo identificar la ruta crítica en MS Project
Que te haya contado lo anterior tiene sentido cuando te hablo ahora de formatear el proyecto. Al margen de los colores y el diseño que quieras aplicar a tu proyecto, es importante que de una manera sencilla puedas identificar esa ruta crítica. Al ser algo tan importante MS Project facilita su control.
Para empezar no tienes que ser tú quien identifique qué tareas forman parte de la ruta crítica. MS Project va a analizar la planificación para valorar ese recorrido de tareas que condiciona el cumplimiento del programa. Además te lo va a señalizar para que lo tengas localizado. Te explico cómo.
Lo primero, como es lógico, es tener activa la vista de Diagrama de Gantt. En principio, por defecto las tareas están representadas por barras de color azul que se enlazan con sus dependientes con flechas del mismo color.
Si recuerdas, cuando te hable de cómo trabajar con MS Project, hice referencia a un menú que dependía de la vista en la que te encontrarás. Es el menú Formato. Accede a él. Entre los módulos que componen la barra de botones tienes el llamado Estilos de barra. Ahí encontrarás tres casillas: Tareas críticas, Demora y Tareas retrasadas.
- Cuando marcas la casilla de Tareas críticas verás que las tareas que componen la ruta crítica cambian su color del azul al rojo. Gracias a esto podrás identificar esas tareas sobre las que deberás poner especial atención.
- La casilla Demora te muestra con una línea el margen de demora que tienes en aquellas tareas que dispongan de él.
- La casilla de Tareas retrasadas cambia el color de las barras de las tareas que hayan sufrido algún retraso al negro.
Trabaja con la ruta crítica
Ten en cuenta que una vez que marques estas casillas no tienes que permanecer en este menú para que los cambios en el formato de las barras se mantengan. Puedes cambiar de vista o de menú y volver a la vista de Diagrama de Gantt y el color rojo de la ruta crítica permanecerá. Si deseas que vuelva a su color original sólo tienes que desmarcar la casilla.
Así, puedes moverte por las distintas vistas del programa. Realizar los ajustes que necesites. Y comprobar en todo momento que la planificación es la correcta.
Conclusión
Poder localizar esas tareas especialmente relevantes en un proyecto es muy cómodo. Gracias a este sistema con dos clics puedes tener solucionado un trabajo que de otra manera te llevaría un buen rato. Prestar atención a la ruta crítica es algo que como responsable de un proyecto no debes descuidar. Así es más fácil.
“El primer paso de la ignorancia es presumir de saber, y muchos sabrían si no pensasen que saben”.
Baltasar Gracián