El apartado Schedule en Basecamp es tu calendario. Para gestionar con eficacia equipos y proyectos es imprescindible tener agendadas todas las acciones. Se trata de un elemento esencial para la organización de tu organización. Y Basecamp ofrece una solución muy completa. En este post te explico su funcionamiento.
En cada uno de los elementos con los que trabajes (equipos o proyectos) tienes disponible un calendario independiente. Cada uno de ellos te permite visualizar la planificación cronológica de las tareas y los eventos de ese elemento. Pero además, tienes la posibilidad de interactuar con ellos.
El apartado Schedule en Basecamp
En un elemento, ya sea proyecto o equipo, sin tareas planificadas, al entrar en Schedule de Basecamp te vas a encontrar con una pantalla preparada para crear tu primer evento.
Normalmente, al acceder a este elemento verás un calendario con dos meses, el actual y el siguiente. Y en cada día, un punto azul por cada tarea o evento planificado para esa fecha. A medida que crees eventos y tareas, éstos se verán reflejados en el calendario.
Además, bajo el calendario encontrarás las acciones planificadas ordenadas cronológicamente desde la fecha seleccionada. Es decir, si pinchas sobre un día concreto, éste se marca con el fondo de color azul. En este caso, bajo el calendario podrás ver las tareas o eventos programados desde ese día en adelante hasta el cuarto mes. Sin embargo, para ver los eventos previos deberás marcar una fecha anterior.
Opciones de Schedule en Basecamp
Como en otros apartados de Basecamp tienes varios accesos a determinadas opciones.
En la esquina superior izquierda encontrarás dos botones. Uno de ellos te permite crear eventos. El otro te da la opción de suscribirte, con lo que cualquier acción sobre el calendario te será notificada.
En la esquina superior derecha verás otros dos botones. Con uno de ellos marcas este apartado. Ya te hablé de cómo funciona esto en el post sobre Mis asuntos en Basecamp. Lo que hace es añadir un enlace en el apartado My Bookmarks hacia aquella ventana que hayas marcado. El otro acceso es el menú que se despliega desde los tres puntos (···). En este caso sólo tienes la opción de crear un enlace. Como en otros casos este enlace dirige a una página en la que visualizar el contenido del apartado Schedule en el momento de generar el enlace. Tú puedes hacer llegar el enlace a quien consideres que debe conocer ese contenido.
Por último, en la zona inferior de la página encontrarás otro enlace. Con él puedes ampliar, mes a mes, la fecha tope de acciones del listado situado entre el calendario y este enlace.
Eventos con Schedule en Basecamp
Los eventos en Basecamp son independientes de las tareas. Se trata de acciones planificadas, pero no incluidas en el apartado To-dos. Para crear un evento dispones de dos botones. Uno, el más accesible es el verde situado en la esquina superior izquierda. Y otro, éste ubicado en el listado de tareas en el día seleccionado.
Crear un evento es muy sencillo y similar a las tareas (To-dos en Basecamp).
- Debes introducir el título del evento.
- A continuación indicar el momento en que se debe planificar. Aquí puedes indicar una fecha de inicio y otra de finalización, o dejar la misma si el evento no se alarga más de un día. También puedes indicar la hora de comienzo y la de conclusión, o puedes marcar que se trata de un evento de “día completo”.
- Selecciona los integrantes del grupo que van a participar.
- Añade contenido al evento. Dispones de las mismas opciones de todos los cuadros de texto de Basecamp. Además de introducir texto, puedes formatearlo y añadir archivos.
- Indica si hay algún miembro del equipo que deba ser notificado.
Una vez creado el evento puedes acceder a él y encontrarás, de nuevo, las opciones habituales de Basecamp. Puedes editarlo, marcarlo y acceder al menú para realizar acciones sobre él.
Como en otros componentes de Basecamp tienes la opción de añadir comentarios. Y, de nuevo, el cuadro de texto funciona igual que en todos los apartados de Basecamp.
Sin embargo, aquí encontrarás algo novedoso. Bajo el título y la fecha del evento tienes una línea: “Add to my:”. A continuación dispones de tres enlaces que te permiten traspasar el evento a diversos calendarios externos: Google, iCal y Outlook. Algo muy útil si te manejas de forma habitual con alguno de ellos.
Tareas en Schedule
Como te he comentado antes, todas las tareas que hayas planificado en el apartado To-dos se verán reflejadas en Schedule. De manera rápida, te quiero explicar varios aspectos que te serán útiles.
- Todas las tareas que aparecen en el listado actúan como enlaces a la ficha de la tarea. De esta manera puedes acceder a toda la información de la tarea directamente desde el calendario.
- Las tareas cuya duración sea más de un día se ven reflejadas en cada día desde el inicial hasta el final.
- En el primer día de una tarea encontrarás una información resumida. Por el contrario, en las siguientes repeticiones de la tarea sólo verás el título. Sin embargo, como te he dicho antes todas actúan como enlaces a la ficha de la tarea.
- Todas las tareas, y sus repeticiones, disponen de la habitual casilla a su izquierda para marcarlas como finalizadas. Puedes hacer uso de esta casilla sin necesidad de acceder al apartado To-dos.
Conclusión
Un elemento fundamental para la gestión de equipos y procesos es un calendario. Schedule en Basecamp juega este papel tan importante, y lo hace de manera muy solvente. El manejo, como en otros apartados, es intuitivo y sencillo, pero a la vez completo y funcional.
“Todos somos aficionados: en nuestra corta vida no tenemos tiempo para otra cosa”.
Charles Chaplin