Scrum y GTD son dos metodologías que se aplican en entornos totalmente diferentes y, sin embargo tienen mucho en común. Veamos esos paralelismos.
Tanto en la gestión personal como en la de proyectos se busca alcanzar el mayor nivel de eficiencia posible. En mi opinión, al aplicar técnicas de productividad personal emulamos las que se han desarrollado en la gestión de proyectos. Un claro ejemplo de esto es el caso de Kanban personal.
Las similitudes entre Scrum y GTD
Hoy te quiero hablar de los aspectos equiparables entre ambas metodologías. Vaya por delante que soy plenamente consciente de que son cosas totalmente distintas. Mientras que Scrum define las prácticas que un equipo utiliza para ejecutar proyectos, GTD es una técnica de productividad personal. En ésta no hay equipos ni existen los roles de la primera.
No obstante, en ambos casos se establece un flujo y se aplican procedimientos que, salvando las distancias, presentan paralelismos. El que esto sea así demuestra que estamos ante procesos que realmente funcionan. Vamos a verlos.
El Scrum Backlog y la recopilación de GTD
El Scrum Backlog es el primero de los artefactos de esta metodología, mientras que la recopilación de GTD es el paso inicial.
En los dos casos la idea es recoger toda la información de lo que se quiere hacer. Toda esa información debe ser almacenada en un soporte para utilizarla posteriormente. En realidad, estamos hablando de las tareas pendientes por hacer.
Tanto en un caso como en otro, de momento sólo estamos guardando esas acciones, tareas, documentación, etc. sin plantearnos nada más.
El Sprint Backlog y procesar y organizar en GTD
El segundo paso es procesar todo ese contenido y organizarlo. Se trata de planificar lo que se debe hacer, cómo, cuándo, etc.
El Sprint Backlog define qué tareas se van a ejecutar en el siguiente sprint. Para ello se ha seleccionado del Scrum Backlog aquellas que más interesan.
Los pasos de procesar y, después o en paralelo, de organizar en GTD consisten en identificar cada una de las tareas recopiladas y clasificarlas. De manera que puedas planificar y decidir cuándo y cómo hacerlas.
En ambos casos, la decisión se basa en los objetivos que quieras alcanzar. Ahí intervienen criterios de priorización a la hora de determinar la fecha de ejecución de una tarea. Y, mientras tanto, te olvidas de ella y te centras en las que están planificadas para este momento.
El Sprint en Scrum y hacer en GTD
Llega el momento de ejecutar la tarea. El Sprint de Scrum es cada iteración en la que se lleva a cabo la realización de las tareas. Su equivalente en GTD es «Hacer«.
De nuevo, hay detalles en Scrum y GTD que presentan paralelismos. GTD busca el aumento de la productividad en este proceso. Para ello propone contextos y bloqueos de tiempo. La idea es que cuando llegue el momento de hacer algo no existan distracciones que provoquen retrasos y alteren el calendario.
Por su parte, Scrum establece determinadas restricciones en los Sprints. Una vez decidido el objetivo no se puede alterar la planificación.
Reuniones en Scrum y revisar en GTD
La metodología Scrum define una serie de reuniones a lo largo del proceso. Por su parte, en el caso de GTD no tiene sentido que te juntes con nadie. Sin embargo, sí establece revisiones periódicas equivalentes a las reuniones.
En el Sprint Planning Meeting el equipo de Scrum decide qué se va a hacer en el siguiente Sprint. Algo parecido sucede en el caso de las revisiones semanales de GTD en las que te planteas a qué te enfrentas en la semana que tienes por delante. Pero además, en esas revisiones semanales analizas cómo te ha ido la semana anterior. Es el equivalente a la Sprint Review de Scrum, en la que se evalúa el desarrollo del Sprint precedente.
Los Daily Scrum son reuniones que el equipo realiza cada día para poner en común lo que va a hacer ese día. En GTD existe algo parecido, son las revisiones menores. Cada día, a primera hora miras tu agenda y planificas lo que tienes por delante ese día.
Finalmente, las revisiones mayores de GTD tienen su equivalente en el Sprint Retrospective de Scrum. En ambos casos se busca mirar más allá. Se trata de analizar los aspectos positivos y negativos de la ejecución de las tareas y, así, encontrar los puntos de mejora para los siguientes Sprints. En GTD tratas de evaluar qué has conseguido en los últimos meses y qué pretendes alcanzar en los próximos.
Conclusiones
Aunque Scrum y GTD son cosas totalmente diferentes, presentan ciertas similitudes en el flujo de trabajo. Si esto ocurre no creo que sea por casualidad. Desde mi punto de vista es porque el procedimiento funciona tanto para desarrollar proyectos profesionales como para la gestión personal.
«Es empresa vana tratar de ridiculizar a un necio rico: las carcajadas están de su parte».
Jean de Bruyère