El seguimiento en la Cadena Crítica de la ejecución de las tareas es lo que da sentido a la planificación previa. Una planificación como la que requiere esta metodología no se sustenta si no realizas una gestión adecuada. En este post te doy las claves para llevar a cabo un control efectivo.
Pautas del seguimiento en la Cadena Crítica
Toda gestión de proyectos conlleva unos procesos de seguimiento y control. En el caso del seguimiento en la Cadena Crítica a lo largo de la ejecución del proyecto debes cuidar ciertos aspectos. Se trata de unas pautas inherentes a esta metodología.
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Seguimiento en la Cadena Crítica No debes modificar la duración de los amortiguadores. Una vez que has dimensionado los buffers de tu proyecto debes mantener su tamaño.
- Destina todos los recursos necesarios para completar la tarea en proceso antes de pasar a la siguiente.
- Un recurso destinado a una tarea de la cadena crítica debe concentrarse en ésta. En el momento en que se ponga en marcha dicha tarea debe dejar cualquier otra actividad y centrarse en ella.
- Descarta la multitarea. No debes asignar un recurso a varias tareas simultáneas, especialmente si tienen el mismo nivel de prioridad.
La razón de aplicar estos conceptos busca evitar retrasos en la ejecución de las tareas de la cadena crítica. El objetivo a alcanzar es mejorar la productividad del equipo de trabajo. Sin embargo, esta metodología impone una mayor presión que otras a los integrantes del equipo. Debido a esto debes realizar una supervisión permanente de la ejecución para detectar lo antes posible desviaciones respecto de la previsión.
En este sentido, el seguimiento debe girar en torno a la gestión de los amortiguadores y del consumo que de ellos se haga. Este control te debe informar de cuál es el origen de los problemas para actuar cuanto antes. Las decisiones que tomes deben orientarse a tres acciones:
- Asignar recursos de manera más efectiva.
- Realizar acciones correctivas.
- Actualizar el cronograma en lo que se refiere a tareas no críticas.
En todos los casos, tu labor debe ir encaminada a proteger el desarrollo del proyecto y su ejecución según lo planeado.
El seguimiento en la Cadena Crítica. Gestión de amortiguadores
A lo largo de este ciclo sobre la Cadena Crítica he incidido en la importancia de los amortiguadores o buffers. Del mismo modo, su gestión es la base de la relevancia de esta metodología de gestión de proyectos. A modo de resumen, debes recordar estos aspectos de los amortiguadores:
- El tamaño de los amortiguadores se obtiene de reducir a la mitad la duración de las tareas.
- El “buffer del proyecto” se obtiene agregando estos extras de cada tarea de la cadena crítica. A su vez, el resultado de esa suma de tiempos se minora en un 50%.
- Esto mismo se puede aplicar a las tareas que estén fuera de la cadena crítica. Se trata de los “buffers de alimentación”.
- El “buffer de recurso” se utiliza para adecuar la incorporación de los recursos a la cadena crítica. De esta manera, un recurso que esté dedicado a una tarea “menor” debe concluirla cuanto antes para participar en las de la cadena crítica cuando ésta comience.
La gestión de los amortiguadores
Para realizar la gestión de los amortiguadores como parte de la tarea de seguimiento en la Cadena Crítica debes tener presente cuatro principios.
- Los recursos dedicados en alguna tarea de la cadena crítica deben hacerlo al 100%. Su función se limitará a trabajar en una sola actividad y no podrán dejar esa tarea hasta concluirla.
- Los recursos han de completar las tareas asignadas lo antes posible. Independientemente del plazo previsto deben tratar de finalizar la ejecución de las tareas a la mayor brevedad.
- Una actividad debe comenzar tan pronto como concluya la tarea anterior. Incluso si una tarea finaliza antes de lo previsto, la siguiente no debe esperar a la fecha estipulada para iniciar su actividad.
- No debes preocuparte si una tarea se alarga más de lo estimado. Para eso están los amortiguadores. Tan sólo debes controlar qué parte del buffer ha consumido para tener en cuenta lo que queda disponible para el resto de tareas.
Conclusión
El seguimiento en la Cadena Crítica es fundamental para aprovechar la eficacia de esta metodología. El resultado, como te he comentado en otras ocasiones a lo largo de este ciclo, es un mayor control de la ejecución del proyecto. Podrás concluir los proyectos que te propongas con una mayor antelación y las posibilidades de retrasos en la ejecución se reducen en comparación con otras forma de gestión.
“Amar sin deseo es peor que comer sin hambre”.
Jacinto Octavio Picón