La selección de proveedores para un proyecto es la elección de los acompañantes en ese viaje. Pueden hacer que sea un viaje agradable o amargártelo. La ventaja en este caso es que está en tu mano decidir con quién compartes ese proyecto. Te explico cómo realizar la selección de proveedores y obtener buenos resultados.
¿En qué consiste la selección de proveedores?
En el proceso de planificación de las compras debes pasar por una serie de etapas. Ya vimos la importancia de decidir qué se va a realizar dentro de la estructura del proyecto y qué vas a subcontratar (Análisis de fabricación propia o compra). Con la planificación de la contratación elegiste a qué proveedores te dirigiste y le solicitaste una propuesta.
Ahora estás en una situación en la que has recibido esas propuestas y debes tomar la decisión. ¿Quién será tu aliado en esta aventura? Hay muchos factores a tener en cuenta, pero por alguna razón el precio suele ser el principal elemento de decisión.
No cometas el error de guiarte únicamente por el coste del producto o servicio. La capacidad del proveedor para cumplir puede resultar una razón de mucho más peso. Quizá te encuentres con proveedores que te fallen y, a la larga, esto puede conllevar un coste mucho mayor que el ahorro producido por elegir el de menor precio. El problema es que de esto siempre te darás cuenta tarde.
Métodos de selección de proveedores
Como te decía hay muchos factores a tener en cuenta. Dependerá del producto o servicio, y tú debes ser capaz de valorar cada uno de ellos. Te propongo varios sistemas que deberás aplicar para que la decisión de tomes sea la correcta.
- Sistema de ponderación. Se trata de que asignes valores a los criterios a tener en cuenta en relación con el proveedor. Obviamente, al precio, pero también a la experiencia del proveedor, a su capacidad, etc. Explicado de manera sencilla es como puntuar a cada proveedor en todos los factores que debas considerar y elegir al que tenga una mayor nota global.
¿Qué es más importante el precio o la calidad? Si necesitas mil unidades de un producto, ¿ese pequeño proveedor tendrá capacidad suficiente? Si necesitas una atención personalizada ¿esa gran empresa te la dará?
- Negociación del contrato. Al negociar el contrato con los proveedores debes ser capaz de que quede reflejado cada uno de los criterios que deben cumplir. En los casos en que en la negociación un proveedor dé muestras de incapacidad para cumplir con alguno de los criterios, o si no está dispuesto a aceptar ciertas garantías, podrás valorar de manera más negativa a ese proveedor frente a otros.
- Experiencia previa. Gracias a tu experiencia, o a la de la organización, podrás establecer un sistema de calificación. Esa experiencia te indicará, al hacer la selección de proveedores, cuál es más adecuado para cubrir la necesidad de tu proyecto. Hoy en día disponemos de la ayuda de Internet. Gracias a las valoraciones de otros clientes puedes hacerte una idea de la validez de un proveedor. Cuando la experiencia de otros clientes queda reflejada en opiniones en páginas web o redes sociales puede ser una guía a tener en cuenta.
Conclusión
La selección de proveedores es de suma importancia, y no debe ser algo tan simple como buscar cuál es el que ofrece su producto o servicio al menor precio. Debes de tener en cuenta muchos factores. Y, por supuesto, conviene que seas capaz de valorar cada factor en su justa medida.
Cómo valorarías adquirir un producto un dos por ciento más barato, pero encontrarte después que la calidad no está a la altura de tu proyecto. O recibirlo con diez días de retraso.
“Agradece a la llama su luz, pero no olvides el pie del candil que constante y paciente la sostiene en la sombra”.
Rabindranath Tagore