Las señales de estado en Projectplace te permiten generar informes orientados a rendir cuentas a los responsables finales de los proyectos que diriges.
La idea de este módulo de Projectplace es tener de forma sencilla un dosier completo de la información agrupada por portafolios. Ten en cuenta que un portafolio agrupa varios proyectos. Recuerda que en el apartado administración de cada área de trabajo gestionas su pertenencia a uno o varios portafolios.
Señales de estado en Projectplace
En el menú herramientas de la barra de navegación encontrarás el acceso a las Señales de estado en Projectplace.
La pantalla inicial te muestra los portafolios activos con distribución de la cantidad de áreas de trabajo según la gravedad de las diferencias que presentan. Estas diferencias se refieren a las desviaciones que tú indicas en el apartado Status de cada área de trabajo. Como ves hay una relación muy directa entre ese apartado y el de señales de estado en Projectplace.
Gestión del portafolio
Haciendo clic en cualquier parte de una fila, excepto en el nombre de la cartera, se abrirá el panel de detalles. Este panel situado a la derecha de la pantalla te permite gestionar aspectos relacionados con el portafolio.
En la zona superior encontrarás una serie de botones que te servirán para acceder al portafolio, para exportar el informe, visualizar un esquema de la planificación del portafolio y, finalmente, eliminar el portafolio.
Como siempre, tienes la posibilidad de modificar el nombre del elemento.
A continuación, encontrarás las dos pestañas. Una te permite acceder a la utilidad para incluir comentarios y ver el historial de actuaciones en esa cartera. La otra pestaña, Detalles, es en la que podrás realizar las gestiones oportunas:
- Recordatorio: Tienes la opción de activar o no el envío del informe semanal. Además, puedes establecer qué día de la semana se debe hacer el envío.
- Indicadores clave de rendimiento: Puedes elegir entre los KPI cuáles quieres que se muestren en los informes de este portafolio. Eso sí, siempre entre los que estén activos.
- Interesados: Concreta qué interesados van a recibir la información. Puedes elegir entre los usuarios de la organización. Pero también tienes la posibilidad de invitar a interesados externos.
- Áreas de trabajo: Este apartado te permite gestionar los proyectos de este portafolio. Puedes añadir o quitar áreas de trabajo incluidas en la cartera.
Desde esta pantalla puedes acceder a cada uno de esos portafolios. Para hacerlo tienes dos opciones, utilizando el desplegable de la barra de navegación, o simplemente pinchando en el nombre del portafolio.
Los portafolios en Projectpalce
Al acceder a esta ventana, encontrarás una tabla de datos. Cada línea horizontal se corresponde con un área de trabajo e incluye los datos más relevantes para su control. Estos datos son los KPI y otros como la duración (estimada y registrada) o los hitos más significativos.
La barra superior te permite realizar actuaciones sobre el portafolio. La fecha que indiques determinará el contenido de los KPI de acuerdo con las anotaciones que hayas hecho en el apartado Status de cada área de trabajo. Las dos flechas desplazan el contenido de la tabla de datos a derecha e izquierda. Puedes acceder al mismo esquema de la planificación del portafolio que desde su ventana de gestión.
Si pinchas sobre una línea se despliega una ventana, a la derecha, con la información correspondiente al área de trabajo. Se trata de la misma información de la pantalla principal. Algo relevante es que tienes acceso a modificar el campo “Prioridad”. Pero lo más destacado es que, desde el icono situado en la esquina superior derecha, puedes exportar un dosier de los datos claves del proyecto. Éste es el mismo informe que obtienes desde el apartado Status del área de trabajo.
Opciones del portafolio
El botón con el icono de la rueda dentada situado en la zona superior derecha despliega un menú con opciones:
- Exportar a Excel la tabla de datos del portafolio.
- Exportar el informe de cartera. Este es el resultado final. Genera un documento de Word en el que se refleja toda la información del portafolio. Recopila y maqueta los datos que, desde todos los apartados de cada área de trabajo, sean fundamentales para hacer una gestión de seguimiento.
- Ver detalles del portafolio abre el panel de detalles del portafolio.
- Ajustes de visualización. Desde la ventana que se abre puedes distribuir los campos que se muestran en el cuadro de proyectos.
Los dos documentos de Word que puedes exportar, tanto los relativos a las áreas de trabajo, como el correspondiente al portafolio, son la culminación de toda la gestión de planificación y seguimiento que como responsable de proyectos te corresponde hacer. Estos documentos ofrecen la información que puede interesar a los directivos de la empresa, clientes o stakeholders.
Conclusión
Como parte de la comunicación con los interesados principales de tus proyectos, o para tu propia supervisión de su estado, la herramienta Señales de estado en Projectplace te facilita profundamente tu trabajo. Combinando su uso con la actualización del Status de tus proyectos obtendrás los informes adecuados para esos interesados.
«Cuando se es amado, no se duda de nada. Cuando se ama se duda de todo».
Gabrielle Sidonie (Colette)