Hoy vamos a comenzar a ver una herramienta de gestión de proyectos completísima, se llama Smartsheet. Con esta aplicación podremos agilizar de una manera sencillísima la organización de tareas. Igual que con el ciclo sobre Trello vamos a comenzar con una introducción. Más adelante iremos viendo todas las posibilidades que nos ofrece esta herramienta.
En primer lugar, ya lo adelanto, ésta es una aplicación de pago. Hay varios planes en función del uso que se le dé y del volumen de usuarios.
¿Qué aporta Smartsheet?
Te voy a explicar qué aspectos convierten a esta aplicación en un apoyo valiosísimo en la gestión de proyectos.
Comunicación
Lo sé, me repito mucho. Siempre doy mucha importancia a la comunicación (pero creo que es vital). Quizá no sea el elemento más relevante a la hora de que un proyecto tenga o no éxito. Sin embargo, sí estoy seguro que, hoy en día, es el más sencillo de resolver y, que de una manera, quizá, intangible más aporta al resultado del proyecto.
Bien, pues con Smartshhet vas a poder compartir con miembros de tu equipo, clientes, proveedores, responsables de la empresa… una visión amplísima del estado del proyecto. Ya veremos cuánta información.
Multitud de opciones
Una gran ventaja de Smartsheet es que una vez que se introducen los datos se automatizan las presentaciones de esa información. Te pongo un ejemplo. Introduces en una tabla tipo Excel los datos de una tarea (Nombre, fechas, personal implicado…). Automáticamente dispondrás de esa tabla (lógicamente), un diagrama de Gantt, una representación en forma de tarjetas… Y cualquier modificación que hagas tendrá su representación en todos los informes.
Integración
Con Smartsheet tienes la posibilidad de importar datos de Microsoft Project, Excell, Trello, Google Sheets. Esto supone que el proceso de transición de trabajar en cualquiera de esas plataformas a Smartsheet sea sencillísimo.
Acceso
Se trata de una aplicación web. Esto ya sabes lo que implica. Basta con tener una conexión a internet y cualquier ordenador. No necesitas tener instalado en la oficina ningún programa local al que no puedas acceder desde otro lugar. Rectifico, no necesitas un ordenador. Cualquier dispositivo te vale, un móvil, una táblet, mientras que tenga acceso a la red. Además también hay disponible una app.
En los próximos artículos te mostraré lo que nos ofrece esta herramienta y podrás valorar cómo te puede ayudar en vuestros casos.
Registro en Smartsheet
Crear una cuenta en Smartsheet no puede ser más fácil. ¿Tienes una cuenta en Google, un correo electrónico de Gmail? Pues con eso te vale. Basta con hacer clic en el botón correspondiente. El mismo acceso a vuestro correo te habilita para utilizar Smartsheet. También puedes hacerlo igual de rápido si tenéis cuenta de Microsoft. Pero si ninguna de estas dos opciones te interesa siempre puedes registrarte por el sistema habitual. Basta con introducir una cuenta de correo. Inmediatamente recibiréis un mail con un enlace en el que hacer clic para confirmar el alta de la cuenta y cumplimentar los datos.
Panel de trabajo de Smartsheet
Una vez que hayas accedido te encontrarás con el panel de trabajo. Hoy voy a hacer una vista preliminar y en los siguientes posts profundizaré en cada apartado.
En la zona superior izquierda tienes las opciones de configuración. Se trata de un buscador, el acceso a la ayuda que nos proporciona la aplicación y el botón “Cuenta”, en el que encontrarás todas las opciones de configuración. A la derecha puedes ver el logotipo de Smartsheet. Y lo menciono porque se puede cambiar. Ya veremos cómo, pero resulta muy interesante poder poner el de la empresa o el de un cliente al que le quieras dar acceso.
La siguiente zona que tienes que tener en cuenta es la que contiene las pestañas, justo debajo. Éstas te darán acceso a las diferentes hojas de trabajo que hayas creado. Inicialmente sólo verás la pestaña de Inicio, con la que controlamos el área de trabajo y un acceso para crear una nueva.
El lateral izquierdo lo ocupa el menú principal. Este menú te permitirá realizar las acciones que desees en la zona de trabajo. Te vas a encontrar con tres menús diferentes según estés en la pestaña de Inicio, en la de Crear Nuevo o en una Hoja de Trabajo.
Toda la zona central es el área de trabajo. Hay otro grupo de botones que no está en la pestaña de Inicio ni en la de Crear Nuevo. Lo verás cuando crees una hoja de trabajo. Este grupo de botones te dará acceso a compartir documentos, crear alertas, comentarios…
Conclusión
Smartsheet es un programa completísimo que te va a proporcionar una ayuda impagable en la gestión de proyectos. Perdón, impagable no, ya te he dicho que éste no es gratis.
“La sumisión y la tolerancia no es el camino moral, pero sí con frecuencia el más cómodo”.
Martin Luther King