El módulo Status en Projectplace te permite acumular la información de la evolución de tus proyectos. En este post te explico cómo aprovecharlo al máximo.
Gestionar KPI
Pero antes de empezar a trabajar con el Status en Projectplace tienes una opción interesante. Debes dirigirte al menú herramientas de la barra de navegación. En la zona superior de esta pantalla tienes el enlace a Gestionar KPI. Ahí encontrarás indicadores que la herramienta trae por defecto, pero tienes la posibilidad de crear los tuyos propios.
En el cuadro de texto superior debes elegir el tipo de indicador que quieres añadir a tus informes y definirlo. Projectplace te permite utilizar KPI de los tipos: numérico, fecha, texto, monetario, selección y estado.
Según las necesidades de información de tu organización puedes añadir los KPI que sean oportunos. Aquí tienes total libertad para incluir el contenido que precises. Si haces clic sobre ellos se despliega a la derecha la ventana de configuración. Aquí es donde puedes definir sus características:
- Nombre y descripción: Como es habitual tienes la opción de modificar su nombre y su descripción. Eso sí, el nombre sólo lo puedes modificar en los creados por ti.
- Activación: puedes activarlo y desactivarlo. Ten en cuenta que si desactivas un KPI no será visible en ninguna de las carteras.
- Categoría: Puedes asignar el indicador a una de las categorías disponibles. Estas son Presupuesto y economía, Desviaciones, Progreso y General.
- Ajustes específicos: En el caso de los KPI de tipo monetario puedes elegir la moneda asociada, que por defecto es la propia del proyecto. Los de tipo selección requieren que crees la lista de opciones disponibles.
Si necesitas eliminar un KPI puedes hacerlo desde el menú de opciones, en la esquina superior derecha de esta ventana.
El Status en Projectplace
El módulo Status en Projectplace sólo está disponible para el administrador de cada área de trabajo, los usuarios no pueden acceder a él. Este apartado te permite generar un informe que puede ser de interés para los clientes, stakeholders, responsables de la empresa…
Su funcionamiento es muy sencillo. Genera un documento que puedes hacer llegar a los interesados con la información general del progreso del proyecto. Por defecto, se incluye contenido basado en los tres pilares de la gestión de proyectos, el triángulo coste-tiempo-calidad, además de datos básicos del presupuesto.
Al acceder a la opción del menú encontrarás un bloque referente a la desviación de esas tres variables. Pinchando en el botón verde (“Actualizar”), situado en la zona superior izquierda, puedes realizar las modificaciones que necesites. Los dos bloques y cada elemento, dentro de ellos, disponen de una casilla que permite incluir su contenido en el informe.
En el caso de las desviaciones de tiempo (está traducido como “hora”), coste y calidad, tienes la opción de marcar con colores la situación además de escribir un comentario explicativo. Por su parte, el apartado presupuestario sólo te permite introducir cantidades.
Al guardar el estado se conservará el contenido que hayas añadido. Así puedes hacer una revisión de tus anotaciones en cada fecha que hayas realizado cambios para poder valorar la evolución.
Sin embargo, esto no es todo. Aquí registrarás aquellos contenidos asociados a los KPI que hayas creado en el apartado Señales de estado. En cada categoría verás los indicadores de acuerdo con la que hayas asignado a cada uno en su definición de características.
Ten en cuenta que si has desactivado algún KPI éste no será visible en el apartado Status en Projectplace.
El informe
En el desplegable puedes encontrar todas las fechas en las que hayas actualizado el informe y recuperar los datos. El botón situado a la derecha te genera el documento que engloba toda esa información. Eso sí, ten en cuenta que el informe que obtendrás será el correspondiente a la última actualización. Los datos de las actualizaciones anteriores sólo estarán disponibles en pantalla.
Conclusión
El módulo Status en Projectplace te permite registrar progresivamente la situación del proyecto. Si actualizas los datos con cierta regularidad, tendrás la información suficiente para realizar un seguimiento adecuado del proyecto.
«La amistad, si se alimenta sólo de gratitud, equivale a una fotografía que con el tiempo se borra».
Isabel de Rumanía (Isabel de Wied) (Carmen Sylva)