¿Qué sentido tiene hablar de Subproyectos en la Gestión de Proyectos?
Te hablo de situaciones en las que los proyectos tienen una gran envergadura. En estos casos resulta más práctico dividir un proyecto con alta complejidad en pequeños subproyectos cuya gestión resulta más sencilla.
No tendrá sentido dividir en subproyectos la apertura de un restaurante de una cadena. En cambio, si el proyecto consiste en urbanizar un área metropolitana es preferible fraccionar el proyecto en varios de menor volumen, cuya gestión resulta más manejable.
Podemos entender la relación de los proyectos y los subproyectos de manera similar a la que tienen los programas con los proyectos (te hablé de esto en el post proyecto y programa). En este sentido, aunque hay una relación de dependencia del subproyecto con el proyecto, el subproyecto se puede gestionar exactamente igual que un proyecto. Estableceremos unas fases, un objetivo, etc.
¿Cómo dividimos un proyecto?
Tienes varias posibilidades de realizar esta partición según tus necesidades o tus preferencias. Optar por una u otra manera dependerá de la estructura organizativa de la empresa, o será el proyecto en sí quien nos dicte cuál es la mejor manera.
- Como fases. En este caso se establece que cada fase del desarrollo del proyecto es un subproyecto. Cuando hablamos del Ciclo de Vida del Proyecto definíamos cada fase con unos parámetros que son los que aplicaremos al subproyecto: qué trabajos corresponden a esa fase, qué resultado se va a obtener o quién va a intervenir.
En el ejemplo de antes, puedes considerar una primera fase la canalización de suministros y asfaltado de las calles, otra la construcción de edificios, otra el ajardinamiento de zonas verdes, otra la venta de las viviendas. Cada una de estas fases se puede asimilar a un subproceso diferenciado.
- Como áreas de trabajo. Según esta división deberías estructurar los subproyectos por bloques definidos por las distintas áreas de trabajo en que se puede organizar el proyecto.
Por ejemplo, un subproyecto puede ser el encargado a las instalaciones eléctricas que se haga en los edificios y en las calles. Otro el ajardinamiento tanto de las zonas públicas como de las urbanizaciones privadas.
- Asociados a tecnología especializada. Ahora la división en subproyectos se hará en función de la tecnología que se requiera para llevarlos a cabo.
En el caso que planteábamos, se me ocurre que, dependiendo de la maquinaria que se necesite se pueden establecer los subprocesos. Habrá uno que necesite una determinada grúa, otro que utilice hormigoneras. En fin, es sólo un ejemplo pero espero que sirva para explicar la idea.
Subproyectos de subproyectos
Puede haber casos en los que el proyecto es de una complejidad tal que no sólo vamos a hacer una división en subproyectos, sino que éstos a su vez se pueden dividir en otros de menor importancia. La razón de hacerlo es la misma, facilitar la gestión al crear proyectos más sencillos, más manejables.
“Siempre que enseñes, enseña a dudar de lo que enseñas”.
José Ortega y Gasset