La supervisión y control del proyecto se engloba entre los procesos de seguimiento del proyecto. Se trata de un proceso que se lleva a cabo a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Comenzando con los procesos de inicio y siguiendo con los de planificación, ejecución y cierre, todos requieren una comprobación.
Desde el inicio se deben supervisar todas las acciones realizadas para comprobar que están dirigidas a alcanzar los objetivos propuestos. Cuando el responsable del proyecto elabora el plan debe ejecutar un control que asegure que dicha planificación se ajuste a los requerimientos establecidos, con los recursos disponibles y en el plazo acordado. A lo largo de la ejecución el responsable controlará que se cumpla el plan. Y en el cierre del proyecto tendrá que asegurarse que el resultado es el esperado.
¿Cómo se realiza la supervisión y control del proyecto?
Podemos decir que el jefe del proyecto realiza este proceso en tres fases.
- En primer lugar se trata de ejecutar una labor de medición continua de los datos disponibles. Esto le permitirá comparar el estado real del proyecto con la planificación.
- En segundo lugar tendrá que realizar una evaluación de cada fase y de los resultados que se van obteniendo por cada grupo de trabajo. Por medio de esta evaluación se puede detectar la necesidad de realizar mejoras o ajustes.
- Por último, el gerente del proyecto debe aplicar dichas correcciones en la planificación y trasladarlas a la ejecución.
Pongamos un ejemplo
Supongamos el caso de una empresa que quiere mejorar los procesos de trabajo. El responsable del proyecto realiza un plan según el cual se optimizan ciertos protocolos y se agilizan los trabajos utilizando un programa de gestión adaptado a las necesidades de la compañía. La labor de supervisión y control del proyecto implica que, entre otras cosas, el responsable debe revisar los resultados de los programadores. Si en el proceso de programación detecta que la aplicación supone una mejora relativa, pero que seguirá siendo necesario cierto nivel de acciones manuales. El responsable tendrá que ejecutar las medidas correctivas adecuadas. En este caso sería diseñar un programa que permita automatizar lo más posible las tareas.
Ya os he explicado que esta supervisión se realiza a lo largo de todo el proyecto. Esto quiere decir que, en el ejemplo anterior, el responsable debe seguir supervisando y controlando incluidos aquellos aspectos en los que ha implantado modificaciones. Quiero decir, que el hecho de que en una fase se hayan hecho determinados cambios no implica que no se puedan volver a hacer más.
Hay que tener en cuenta que los cambios en una determinada fase del proyecto puede afectar a la ejecución de otras. Ya sea por alteraciones en el diagrama de Gantt o por reestructuración del reparto de recursos entre los distintos grupos de trabajo.
Documentación en la supervisión y control del proyecto
Hace un momento os he comentado que esa primera fase de este proceso consiste en recogida de datos como medio para valorar la evolución del proyecto. Resulta interesante que el responsable sea capaz de trasladar esos datos a un informe que sirva como referencia de la evolución del proyecto a lo largo del tiempo hasta su conclusión. De esta manera se dispondrá de una documentación que servirá de guía explicativa para los responsables de la empresa al cierre del proyecto.
“La mitad de nuestras equivocaciones nacen de que cuando debemos pensar, sentimos, y cuando debemos sentir, pensamos”.
John Churton Collins