Tableros en Projectplace es la aplicación de esta herramienta a la metodología Kanban. En este post te explico cómo gestionar esta funcionalidad.
Tableros en Projectplace
Un aspecto importante de la gestión de los tableros en Projectplace es que tiene una vinculación directa con la planificación. Tanto las actividades de los planes como las fases de los mapas de ruta están perfectamente asociados con los tableros.
La idea es que puedas relacionar un tablero con un proyecto o área de trabajo, o que dividas el proyecto en etapas y cada una de ellas la vincules a un tablero. A su vez, tienes la posibilidad de organizar el trabajo de cada actividad del proyecto, o cada fase, en tarjetas.
Operativa con tableros en Projectplace
Al acceder a la opción “Tableros”, dentro del menú del área de trabajo, te encontrarás un desplegable en la zona superior izquierda. Este desplegable te permite crear tableros nuevos o seleccionar aquel con el que necesitas trabajar.
A medida que vas añadiendo contenido a tus tableros es habitual que se acumule gran cantidad de información. Justo a la izquierda de ese desplegable encontrarás la opción de filtros. Cuando pinchas sobre ella aparece, ocupando el lateral izquierdo una barra con múltiples opciones de filtrado. De esta manera puedes excluir de la visualización aquellas tarjetas que no cumplen las condiciones que hayas establecido.
Siguiendo la barra de opciones hacia la derecha encontrarás el botón de visualización del gráfico. Cuando haces clic sobre él encontrarás un gráfico que te mostrará la evolución del tablero a lo largo del tiempo. En la zona superior derecha, un desplegable te permite elegir entre distintos tipos de gráficos. Además, cada uno de ellos dispone de diversas opciones de configuración. Sólo tienes que pinchar en los enlaces correspondientes.
Por defecto, los tableros en Projectplace se muestran segmentados por actividades. Sin embargo, con el siguiente desplegable tienes la opción de elegir otra forma de organización del tablero. Además de por actividad, puedes agrupar las tarjetas por la persona asignada o por el identificador.
El siguiente botón, el de la rueda dentada, te da acceso al menú de configuración.
Menú de configuración de tableros en Projectplace
El menú de configuración te permite establecer los parámetros para realizar la gestión según tus necesidades.
Configuración
En este apartado defines las características propias del tablero.
- Nombre: Puedes modificar el nombre del tablero.
- Estado: Esta opción te permite cambiar los nombres de las columnas del tablero y crear otras, siempre que lo necesites. Además, te permite establecer el límite WIP. Esto es el Work In Progress, un elemento clave de la metodología Kanban. El funcionamiento hace que cuando un tablero alcanza ese límite en alguna columna ésta se colorea de rojo como sistema de alerta.
- Identificador: Puedes aplicar estos identificadores de colores a las tarjetas de tus tableros en Projectplace. Se trata de un sistema de clasificación de las tarjetas que se ajusta a tus necesidades. Aquí puedes identificar el color con el concepto que tú quieras. Recuerda que el identificador es una opción de filtrado y de agrupación.
- Copiar tablero: Si necesitas duplicar el tablero, incluso sus tarjetas, puedes hacerlo desde aquí.
- Compartir tablero: Esta opción te permite copiar un enlace al tablero para enviarlo por mail a los usuarios del área de negocio.
- Descargar tablero: Projectplace te permite descargar el tablero en un archivo comprimido. En él encontrarás un Excel en el que se representa todo el contenido de las tarjetas y todos los archivos que de alguna manera estén asociados al tablero.
- Ocultar tablero: Esta opción te permite hacer menos accesible el tablero. Cuando ocultas un tablero verás en el desplegable de selección una opción para acceder a los tableros ocultos. Cuando te encuentres en un tablero oculto aparecen dos nuevos enlaces en el menú de configuración. Uno te permite deshacer esta situación y volver a hacerlo visible. El otro sirve para eliminarlo. Es decir, para eliminar un tablero primero debes ocultarlo.
Configuración de tableros en Projectplace
Las actividades de los tableros en Projectplace
Justo debajo de la barra de opciones de los tableros encontrarás otra con la que gestionarás las actividades. Lo más llamativo es un botón verde situado a la izquierda. Al pinchar sobre él se convierte en un desplegable que te permite añadir actividades al tablero en el que te encuentres. Éstas pueden proceder de las que aún no se hayan añadido desde el plan o puedes crear nuevas.
A la derecha tienes bloques que representan las actividades ya incluidas, y que sirven de enlace a sus fichas de configuración del plan. Además, verás unos cuadrados que indican la cantidad de tarjetas contenidas en ella y las que se han dado por finalizadas.
A su vez, las actividades se organizan en bloques horizontales según el orden definido en el plan o en el mapa de ruta. La franja en la que figura el nombre de la actividad te permite, si pinchas sobre ella, contraer ese bloque del tablero. De esta manera, puedes ocultar información con la que no estés trabajando en ese momento. Adicionalmente, a la derecha de esa franja encontrarás datos de cada actividad.
Conclusión
Los tableros en Projectplace te permiten realizar una gestión de las tareas de tus proyectos siguiendo el método Kanban. El elemento fundamental de los tableros son las tarjetas, que te explicaré en el próximo post.
«El hombre valeroso debe ser siempre cortés y debe hacerse respetar antes que temer».
Quilón de Esparta