Tambor, amortiguador y cuerda: es lo que necesitas para hacer frente a los cuellos de botella. Hoy te hablo de un sistema para evitar los atascos.
Tambor, amortiguador y cuerda (DBR)
DBR son las siglas de Drum, Buffer y Rope (tambor, amortiguador y cuerda). Se trata de un sistema que deriva de la Teoría de las limitaciones. Son los elementos que te permiten solucionar los cuellos de botella de tus proyectos. Es una metáfora de cómo debe funcionar la ejecución de tus proyectos.
Tambor (drum). Marca el ritmo a seguir para que se cumplan las expectativas de tiempo en la planificación.
Amortiguador (buffer). Margen admisible de demora en la ejecución de tareas tras haber ajustado la planificación.
Cuerda (rope). Sincroniza y arrastra a los demás forzando el cumplimiento de los plazos. Hay un responsable de cada tarea que se preocupa de que se observe la planificación.
Toca el tambor, apóyate en el amortiguador y tira de la cuerda
No se trata de que todos los equipos trabajen al máximo de sus posibilidades. Tal y como se explica en las 9 reglas de la OPT eso crea ineficiencias. Lo importante es que todos los integrantes del equipo mantengan un ritmo equilibrado acorde con lo planificado. Marcado por un tambor.
Te hablé de los amortiguadores en la Cadena Crítica. Son actividades ficticias, que se añaden en puntos concretos del cronograma del proyecto para asumir posibles desviaciones temporales en la ejecución. Te lo explico mejor. Al planificar ajusta al máximo los tiempos de ejecución de las tareas y crea estos amortiguadores como salvavidas en caso de que hagan ampliar el plazo. Hay tres tipos:
- Buffer de proyecto: son amortiguadores situados en las actividades pertenecientes a la cadena crítica. Podrías organizarlos en tres niveles, uno que aporte cierto margen a las tareas, otro que apoye a determinadas fases y otro para el global del proyecto. La idea es que en total supongan un 50% de las desviaciones estimadas.
- Buffer de alimentación: situado en tareas ajenas a la cadena crítica.
- Buffer de recurso estratégico: situado donde un recurso compartido, trabaje de forma conjunta en varios proyectos.
El problema se encuentra en los puntos que presentan cuellos de botella. La solución es atar una cuerda que tire de él "forzándolo" a que cumpla los plazos. Interpreta ese "forzándolo" como que es ahí donde debes prestar atención en relación con la gestión de los cuellos de botella.
Retrasos con tambor, amortiguador y cuerda
Muchas veces marcar el ritmo con el tambor y tirar de la cuerda no es suficiente para que se cumplan los plazos. De ahí la necesidad de trabajar con los amortiguadores como elementos para gestionar el tiempo.
Cuando se produce un retraso en el cumplimiento de una tarea con cuello de botella se hace uso del amortiguador. En esa circunstancia pueden presentarse dos situaciones.
- Que el tiempo extra necesario sea inferior al del buffer. No hay problema, para eso está.
- Que ese tiempo supere la capacidad del buffer. Ahí deberás intervenir para realizar la gestión correspondiente.
Al leer esto puede provocar la tentación de definir unos amortiguadores excesivamente amplios, y eso es un error. Debes calcular estos márgenes siguiendo un criterio coherente. Si son demasiado elevados, el plazo se alargará innecesariamente causando ineficiencia en la gestión del proyecto. Y, si los estableces de forma muy restrictiva, se producirán retrasos que trastocarán la planificación y atascos que se traducirán en aumento de costes.
Es conveniente seguir una pauta a la hora de realizar una planificación basada en el sistema de tambor, amortiguador y cuerda. Debes seguir cuatro pasos:
- Primero debes programar el cuello de botella.
- A continuación debes centrarte en los recursos no limitados que siguen en la secuencia a los puntos con cuellos de botella y que dependan de ellos.
- Sigue con los recursos no limitados previos al cuello de botella y que éste dependa de ellos.
- Por último, programa los recursos no limitados que no están directamente relacionados con los cuellos de botella.
Conclusiones
El sistema tambor, amortiguador y cuerda funciona como guía para gestionar los cuellos de botella de tus proyectos. Trabajando con estos tres elementos y siguiendo el orden establecido en la planificación puedes tener un control bastante fiable de los cuellos de botella de tus proyectos.
"Algunos oyen con las orejas, algunos con el estómago, algunos con el bolsillo y algunos no oyen en absoluto".
Khalil Gibran