Cumple con la regla de realizar las tareas de 2 minutos, evita procrastinar y mejora tu productividad. Te explico la importancia de seguir esta norma.
La regla de los dos minutos en métodos de gestión de tareas
En el pasado post te hablé de la razón por la que se incorporó la regla de los dos minutos en GTD. Sin embargo, no se trata de un caso único. En cualquier sistema de tratamiento de actividades aplicar esta norma resulta adecuado. En el proceso de Autofocus para la gestión de tareas tiene sentido hacer aquello que te lleve más tiempo su gestión en el sistema que realizar dicha acción. Otro tanto se puede decir del método ZTD (Zen To Done).
Los procesos desde que entra esa tarea en el sistema hasta que se ejecuta son importantes, pero no tanto como la eficiencia.
Supón que te enfrentas a esa tarea que puedes realizar en unos pocos minutos. Ha entrado en tu sistema, a continuación la procesas, esto no te llevará mucho tiempo. Después deberás organizarla, la sitúas en un hueco de tu agenda, también es algo que puedes solucionar en un instante. Cuando corresponda haces la revisión de tu sistema y te encuentras con esa tarea. Y finalmente, llega el momento de ejecutar la tarea.
¿No crees que es más eficiente realizarla en un primer momento? Se trata de una tarea sencilla y rápida. La haces, te la quitas de encima y te olvidas de ella. Algo menos en lo que ocupar tu mente. Te olvidas de la llamada, el correo electrónico, lo que sea.
Debes entender que no basta con que sean sencillas y rápidas de concluir. Debes poder realizarlas. Me explico. Esto no es aplicable a actividades que requieren algo más. Por ejemplo, si necesitas una información para cumplir esa tarea, estar en un lugar determinado, hablar previamente con una persona. Obviamente, esas tareas están condicionadas por un factor que impide aplicarles esta regla.
¿Por qué es importante realizar las tareas de 2 minutos?
Al margen de la importancia de realizar las tareas de 2 minutos en el entorno de los sistemas de gestión y productividad, se me ocurren dos factores que hacen aún más justificable el uso de esta norma.
Método Seinfeld con tareas de 2 minutos
El método Seinfeld busca convertir en rutina acciones que resulten incómodas o molestas. Una vez que transformas en hábito esas tareas te cuesta mucho menos cumplir con ellas.
Unir la regla de los dos minutos con el método de Jerry Seinfeld es el sistema perfecto para lograr desarrollar hábitos productivos. No se trata sólo del resultado que vayas a alcanzar, sino también del proceso que sigas. Los pasos que des, aunque sean pequeños, te ayudarán a afianzar tus rutinas.
El demonio de la procrastinación está siempre al acecho. Crea rutinas con tareas pequeñas y esquivarás con facilidad sucumbir ante él.
Prioridad con las tareas de 2 minutos
Al organizar las tareas deberás realizar una priorización de las mismas. Hace tiempo que analizamos este proceso. En él debes determinar el nivel de importancia y de urgencia de cada una de las tareas. Hasta aquí la problemática del proceso es limitada.
Lo complejo viene después, cuando tienes que decidir qué vas a hacer. Es habitual relegar algunas tareas que, de inicio, son menos urgentes. Éstas tienden a ser olvidadas hasta que se hace imprescindible prestarles atención.
Si cumples con esta norma, evitarás tener plantearte si esa llamada es importante o no, si debes escribir este correo pronto o más tarde. Son tareas de 2 minutos hazlas y evitarás que algo, que un día no lo fue, se vuelva una tarea urgente u olvidada.
Conclusiones
Aplicar la norma de realizar las tareas de 2 minutos debería ser una obligación autoimpuesta para todos. No sólo por el aumento de la eficiencia en el método de gestión de tareas, si es que seguimos uno. También porque es una forma de evitar la procrastinación de tareas; haciendo que se puedan convertir fácilmente en hábitos intrascendentes en su ejecución, pero importantes en su resultado y evitando que se olviden hasta que su urgencia las haga revelarse.
«Mientras la guerra sea considerada como mala, conservará su fascinación. Cuando se tenida por vulgar, cesará su popularidad».
Oscar Wilde