Las tareas en Asana son el elemento en el que se deposita el contenido de tu proyecto. Aquí te explico cómo crearlas y configurarlas.
Cuando te hablé de los espacios de trabajo en Asana te comenté cómo está estructurada esta herramienta. Tú, como usuario, tienes acceso a una serie de espacios de trabajo. En ellos puedes crear los proyectos que necesites llevar a cabo. A su vez, las tareas se pueden incluir dentro de los proyectos, pero también fuera, como elementos independientes.
Crear tareas en Asana
Para empezar a crear tareas en Asana lo primero que debes tener claro es dónde quieres ubicarla. En primer lugar debes dirigirte al espacio de trabajo en el que la quieras situar. Ya sabes que en el desplegable de la esquina superior derecha tienes los accesos a todos tus espacios de trabajo.
El siguiente paso es seleccionar el proyecto. Estos los tienes en la barra lateral de la izquierda. Claro, que en el caso de que prefieras que sea una tarea independiente no debes acceder a ninguno de ellos. Lo importante es que te fijes en el título situado en la zona superior. Ahí debes poder leer el nombre del proyecto al que quieres que pertenezca la tarea, o el nombre del espacio de trabajo si ésta es independiente.
Para crear la tarea sólo tienes que pinchar en el botón “Add Task” situado en el cuadro central. Otra opción es utilizar el botón con el signo “más” de la zona superior, aunque en este caso el procedimiento se ligeramente diferente. En el primer post sobre Asana te comenté que el menú de la zona superior afecta a todo tu usuario. Por lo tanto, ignora el entorno de trabajo en el que estés situado. Esto quiere decir que, si utilizas esta opción, necesitas indicarle el proyecto en el que quieres ubicar la tarea.
Configurar tareas en Asana
Al crear una tarea verás que el panel central se divide en dos mitades. A la izquierda se sitúa el listado con las tareas del proyecto en el que estés situado. A la derecha verás el contenido de la tarea que selecciones del listado. En el caso en el que estamos, al crear una tarea, la ficha de la tarea estará vacía a la espera de que la cumplimentes.
Nombre y descripción
El primer dato es el nombre que le quieres dar a la tarea. Al introducir el nombre verás que también se puede visualizar en el listado de la izquierda. Bajo el nombre encontrarás un cuadro de texto en el que puedes introducir una descripción explicativa de la tarea. A la vez, sobre el nombre de la tarea verás el nombre del proyecto destacado con el color que hayas elegido para él.
Comentarios y acciones
Bajo este cuadro tendrás un histórico con las acciones que se han realizado sobre esta tarea. En estas anotaciones puedes identificar el autor, la acción realizada y la fecha y la hora en que se produjo. También aparecerán en este cuadro los comentarios que cada usuario desee hacer. Para añadir comentarios está disponible el cuadro de texto que está justo debajo.
Seguir la tarea
En la zona inferior de la ficha de la tarea encontrarás dos utilidades. A la izquierda tienes la posibilidad de incluir seguidores. Se trata de usuarios que pueden ver la tarea pero no intervienen en la gestión de la misma. A la derecha tienes un interruptor para seguir o no la tarea. Lo que consigues con esto es evitar que cada vez que un usuario realice una acción sobre la tarea se te notifique.
Menú superior de las tareas
El primer elemento que te vas a encontrar es la asignación de usuarios. Aquí puedes elegir a qué usuarios de tu equipo quieres asignar esta tarea. Al hacerlo el sistema les envía un correo electrónico notificándoselo.
A continuación verás la fecha límite (Due date), es la fecha prevista para la finalización del proyecto. A modo de recordatorio, los usuarios asignados a esta tarea empezarán a recibir notificaciones de que se aproxima la fecha una semana antes de que llegue.
El siguiente icono, un corazón, permite a un usuario indicar que le gusta la tarea…
El icono con el dibujo de una etiqueta te da la opción de crear y asignar etiquetas a las tareas. Esto resulta interesante de cara a establecer marcas identificativas para las tareas. Tienes toda la libertad para decidir el uso que le vas a dar. Ya sabes que según tus necesidades puedes aprovecharlas como mejor te convenga. Las etiquetas estarán visibles en el mismo cuadro del nombre, justo debajo de la descripción.
A continuación tienes un icono extremadamente importante. Te permite crear subtareas dentro de la que estás. De esta manera puedes crear una estructura jerárquica. Al hacer clic entre el cuadro del nombre y el de los comentarios verás aparecer una línea en la que puedes introducir el nombre de la tarea. Puedes añadir más haciendo Intro o pinchando de nuevo en el botón.
El siguiente botón te facilita la incorporación de archivos en la tarea. Puedes adjuntar ficheros desde tu propio ordenador, pero también desde discos duros virtuales como Dropbox, Google Drive, Box y OneDrive.
El último botón, “más acciones” te ofrece una serie de posibilidades extras que te explicaré más adelante.
Conclusión
Como ves, crear y configurar tareas en Asana resulta muy sencillo e intuitivo. Sin embargo, el contenido es muy completo y eficaz para la gestión de un proyecto.
“Uno, con la edad, se libra del deseo de hacer las cosas como los demás y hace tranquilamente y sin miedo lo que le parece a él”.
William Somerset Maugham