Las tareas en GanttProject, como en cualquier herramienta de gestión de proyectos, definen tu diagrama de Gantt. Junto con los recursos, las tareas son el otro pilar de esta herramienta para planificar tus proyectos. En este post te explico cómo crearlas y utilizarlas para diseñar con eficacia tus proyectos.
Alta de tareas en GanttProject
Al acceder a GanttProject entras directamente en el apartado de tareas. Como te comenté en el post sobre el escritorio de GanttProject, asegúrate de estar en la pestaña Gantt para trabajar con ellas.
Dispones de cuatro formas de crear tareas en GanttProject.
- El botón del reloj. Es el botón que se alterna con el que utilizas para crear recursos. Muestra el icono de un reloj que marca las nueve.
- El menú “Tarea”. En este menú encontrarás un enlace para dar de alta una tarea.
- Botón derecho. Si haces clic con el botón derecho se despliega un menú con la opción “Nueva tarea”. Las opciones de este menú variarán si pinchas en la zona de gráfico o en la zona de la lista de tareas. Además, encontrarás más acciones disponibles si ya tienes alguna tarea. Pero siempre tendrás ahí el enlace para crear tareas.
- Insertar. Una última manera de crear tareas es pinchar en la zona de la lista de tareas y pulsar la tecla “Insert”. Esta forma de crear tareas es bastante práctica para crear tareas de manera rápida.
Primeros pasos
Dar de alta tareas en GanttProject es muy sencillo. Utilizando cualquiera de los métodos anteriores llegarás al mismo destino. Aparecerá una nueva línea en el listado de tareas. Por defecto las tareas se crean con un nombre compuesto por el prefijo y una numeración consecutiva. En el artículo sobre la configuración de GanttProject te expliqué como ajustar estos valores.
Además las tareas se “autoplanificarán” con una duración de un día. Es decir, las fechas de inicio y fin, que son las otras columnas que se visualizan en este panel, tendrán valores iguales.
El proceso es muy sencillo, tan sólo debes sustituir el nombre de la tarea y, si lo necesitas, introduce las fechas. En cualquier caso, todo esto lo puedes modificar más adelante. En concreto, las fechas podrás ajustarlas al confirmar la planificación.
Opciones con tareas
De momento has podido plasmar un listado de tareas en GanttProject. Sin embargo, eso no supone un desarrollo de la planificación muy avanzado. Para hacer que esto sea más operativo puedes aprovechar algunas de las funcionalidades que ofrece la aplicación.
Copiar, cortar, pegar y mover tareas en GanttProject
Sí, puedes hacer todo eso con las tareas. Además de los botones de la zona superior del escritorio, dispones de las opciones del botón derecho del ratón. Sólo tienes que seleccionar qué tareas quieres copiar o cortar. Después sitúate sobre la tarea que que quieres que esté encima de esas tareas y pincha en pegar. Las tareas que has seleccionado se copiarán debajo de esa sobre la que has pinchado.
La opción mover es aún más fácil. Picha y arrastra las tareas hasta su nueva ubicación en la lista. También puedes utilizar los botones con las flechas indicando hacia arriba y hacia debajo de la zona superior del panel.
Agrupar tareas en GanttProject
Una opción muy interesante en la planificación de proyectos es agrupar tareas por temáticas, conceptos, áreas de negocio, etc. Es algo que resulta muy útil para tener una visión mejor estructurada del proyecto. En esta herramienta lo llaman “Indentar”.
Esto lo que hará es tabular las tareas seleccionadas hacia la derecha. De esta manera quedarán supeditadas a la que esté justo por encima. Este proceso lo puedes hacer en varios niveles jerárquicos haciendo que unas sean hijas de otras y a su vez, tengan sus propias hijas. En realidad lo que estarás haciendo es crear una estructura de desglose del trabajo (EDT).
Esas tareas principales no serán en realidad tareas, sino agrupaciones de tareas. Hay detalles que no dependen de ellas. Por ejemplo, la duración o las fechas de inicio y fin de una tarea madre estarán condicionadas por las fechas y duraciones de las tareas hijas.
Además la representación en el gráfico será distinta. Mientras que las tareas se marcan con barras rectangulares de color. Te recuerdo que puedes elegir ese color en la configuración de GanttProject. Las agrupaciones de tareas se visualizarán con barras negras más estrechas y con marcas en su inicio y en su final.
El proceso de “indentar” lo puedes realizar con los botones situados a la izquierda de la zona superior del panel. El primero te permite deshacer una tabulación y el segundo la aplica.
Conclusión
Crear las tareas en GanttProject es el primer paso de la planificación. Como has podido ver resulta muy sencillo. El siguiente paso a partir de este punto es configurar las tareas. Lógicamente quieres que se comporten como tú deseas. Eso lo empezaremos a ver en el próximo post.
“Los genios son los que dicen mucho antes lo que se va a decir mucho después”.
Ramón Gómez de la Serna