En este post quiero ayudarte a configurar las tareas en MS Project. Probablemente éste es uno de los trabajos más laboriosos en la elaboración de tu plan en el programa. Deberás crear la estructura de todas las tareas y configurar cada una con cuidado para que la planificación sea correcta. Ten en cuenta que las modificaciones que apliques posteriormente pueden hacer que se recalculen plazos, duraciones, etc. Por esta razón es tan importante que cada tarea esté configurada con cuidado.
Panel de tareas en MS Project
Como supondrás, para acceder a las tareas debes ir al menú Tareas, esto ya lo vimos en el post sobre cómo trabajar con MS Project. Para crear tus tareas en MS Project no tienes más que situarte en la primera celda de la columna “Nombre de Tarea”. A partir de ahí puedes cumplimentar los datos de esa tarea en cada una de las columnas siguientes.
Sin embargo, yo quiero profundizar un poco más. Puedes hacer doble clic en una celda, o bien, pincha en el botón “Información” de la barra de botones del menú herramientas.
Información de tareas
Al acceder a Información se abrirá una ventana con una serie de pestañas que te permitirán configurar todos los aspectos de las tareas. Vamos a ver cada una de ellas.
General
En esta pestaña se establecen los parámetros temporales de la tarea. Debes introducir el nombre de la tarea y la duración. MS Project admite diversas unidades de tiempo: minutos, horas, días, semanas y meses. Esta duración puede ser estimada, en este caso debes marcar la casilla. Verás que aparece un signo de interrogación junto a la duración.
Es importante tener en cuenta el modo de programación. Tienes dos opciones. En el modo manual, deberás introducir los parámetros temporales, fecha de inicio y de fin. En este caso MS Project no tocará estos valores, pero en caso de que encuentre problemas avisará para que los revises.
La otra opción es la programación automática. Como vimos en el post anterior al hacer la configuración del proyecto indicas si quieres que se programe el proyecto desde la fecha inicial o desde la final. Según esto MS Project establecerá las fechas de inicio y fin de las tareas. Por lo tanto, estos son campos que se autocalculan y no los debes cumplimentar.
En la zona inferior del escritorio puedes establecer que las nuevas tareas que crees tengan por defecto un modo de programación u otro. Además verás en la columna “Modo de tarea” (la situada a la izquierda del nombre) un icono distinto en función de lo que hayas indicado.
Predecesoras
En esta pestaña establecerás las relaciones de dependencia de unas tareas con otras. Ya hemos tocado este tema cuando te hablé de la secuencia de las actividades, además el sistema es el mismo que se utiliza en la hoja de proyecto de Smartsheet y en las propiedades de tareas en Gantter.
Te resumo la idea. La tarea que estás configurando está condicionada por otra u otras. La dependencia determina el calendario de ésta. Así, la tarea debe comenzar o acabar cuando la predecesora haya comenzado o terminado. Además puedes establecer un periodo de tiempo en el punto de conexión. Un ejemplo, la tarea B debe comenzar 2 días después de que la A se haya completado. Otro, la tarea B debe terminar 10 días antes de que la C concluya y comenzar 2 días después de que finalice la A.
Este apartado es muy importante y debes cumplimentarlo con cuidado. Ten en cuenta que de la planificación de tareas en MS Project se basa en estas dependencias. Si creas muchas dependencias corres el riesgo de entrar en bucles que den errores.
El manejo es muy sencillo. Sólo tienes que seleccionar del desplegable las tareas predecesoras, la relación de dependencia y el lapso de tiempo. Te explico las relaciones de dependencia. Imagina que estamos configurando las dependencias de la tarea B:
- Fin a comienzo (FC): La tarea B comenzará cuando finalice la tarea A.
- Comienzo a comienzo (CC): La tarea B comenzará cuando comience la tarea A.
- Fin a fin (FF): La tarea B debe finalizar cuando lo haga la tarea A.
- Comienzo a Fin (CF): La tarea B debe finalizar cuando comience la tarea A.
Recursos
Esta pestaña te permite realizar la asignación de recursos a cada tarea. Una vez que hayas configurado los recursos de tu proyecto podrás seleccionarlos y aplicar la dedicación a esa tarea. Más adelante veremos cómo trabajar con los recursos.
Avanzado
En esta pestaña puedes asignar una serie de propiedades a la tarea que resultan muy importantes.
Por una parte, puedes establecer una fecha límite. Esto no afecta en nada a la programación. Lo que hace es mostrar una marca tanto en la tarea como en el diagrama de Gantt que indica cuándo llega esta fecha sin que la tarea se haya completado.
Con el tipo de restricción conseguirás limitar el inicio o la finalización de la tarea. En el caso de que sean restricciones cerradas tendrás que indicar la fecha clave. Ser muy restrictivo, como en el caso de las predecesoras, puede causar problemas en la planificación del proyecto.
El tipo de tarea está relacionado con la asignación de recursos. La duración de una terea puede estar condicionada por la necesidad de trabajo de los recursos que son mano de obra y de unidades de asignación de otros recursos. Si se trata de una tarea de duración fija, no se alterará la duración aunque se produzcan cambios en el trabajo dedicado o en las unidades asignadas. Cuando se trata de una tarea de unidades fija, la duración o el trabajo pueden variar pero no la asignación de unidades de asignación. Y en el caso de que sea una tarea de trabajo fijo, este no variará aunque se modifiquen las unidades o la duración.
En el caso de tareas de duración fija o de unidades fijas puedes hacer que esté condicionada por el esfuerzo. Esto quiere decir que se mantendrá la asignación de trabajo en esa tarea.
El calendario de la tarea te permite especificar un calendario alternativo al que hayas asignado al proyecto. Ya sabes que los horarios, días no laborables y festivos condicionan las fechas de las tareas.
El código EDT te permite asignar un código alfanumérico a la tarea que te servirá para situarla en un organigrama jerárquico en la estructura del proyecto. Por defecto las tareas en MS Project tienen como código EDT el nº de esquema, pero puedes modificarlo y definir tu propio formato.
El método del valor acumulado te permite establecer el sistema de cálculo del avance de ejecución de la tarea. % Completado hace el cálculo en función del tiempo completado en relación con la duración total. % Físico completado se basa en el trabajo real realizado.
Marcar la tarea como hito establece una marca en el diagrama de Gantt. También puedes marcar una tarea como hito si le asignas una duración de 0.
Notas
Esta pestaña te permite ofrece un campo de texto en el que puedes añadir notas aclaratorias a la tarea. Podrás identificar las tareas con notas porque en la primea casilla de la izquierda verás un icono con forma de hoja de papel.
Campos personalizados
En el caso de que hayas definido algún campo personalizado aquí podrás ver y modificar el valor de cada uno de esos campos para la tarea en la que te encuentres.
Conclusión
Como habrás visto configurar las tareas en MS Project implica un gran cuidado. En muchos aspectos establecer parámetros incorrectos puede ser la causa de una planificación errónea del proyecto. Sin embargo, hacerlo bien implicará que sea MS Project quien haga todos los cálculos y la programación en tu lugar.
“No reproches al genio sus frecuentes extravíos, sus grandes errores; suponen vastos horizontes y grandes resultados”.
Pitágoras