Como en cualquier aplicación de gestión de proyectos las tareas en Workep darán contenido a tu proyecto. Aquí te explico cómo crearlas.
Una vez configurado tu proyecto, el siguiente paso será crear todas las tareas que lo componen. Como verás el proceso de configuración es muy sencillo.
Crear tareas en Workep
La gestión de las tareas en Workep se realiza situándote en el proyecto en el que quieras trabajar. Ya sabes que para acceder a un proyecto debes localizarlo en la barra lateral izquierda del escritorio de Workep. Una vez ahí asegúrate de situarte en la primera opción del menú superior: Tareas.
En esta pantalla verás la disposición de las tareas de tu proyecto en función del diseño que hayas seleccionado en su configuración. Pero independientemente de la opción elegida, el proceso para crear una tarea es el mismo.
Haciendo clic en el recuadro gris podrás introducir el nombre que deseas das a la tarea. Tras pulsar Intro habrás conseguido crear una tarea en Workep. Así de simple.
Inmediatamente verás que ha aparecido una nueva posición para crear otra tarea.
Configurar tareas en Workep
De momento sólo has creado la tarea. Para acceder a la configuración tienes que pinchar sobre ella. A continuación se abre una ventana con todas las opciones disponibles.
Encabezado
El bloque superior contiene el nombre que previamente has dado a la tarea. En cualquier momento puedes modificarlo simplemente colocando el cursor sobre él.
A su izquierda verás un marcador que por defecto está en gris. Se trata de un indicador de que la terea está concluida. Al pinchar sobre él se iluminará en color verde. Todas las tareas en Workep con este indicador activado son las que se han finalizado.
A la derecha verás un icono representado por tres puntos que despliega una ventana con varias opciones. Estas opciones te permiten asociar contactos a la tarea, marcar una tarea como dependiente, definir una tarea como repetitiva, clonarla y eliminarla. Sobre este acceso tienes un botón para crear etiquetas. Estas funciones son muy útiles y les voy a dedicar un post para profundizar en sus ventajas.
Descripción
En este apartado puedes introducir un texto descriptivo de la tarea. Por ejemplo, puedes definir qué objetivo quieres alcanzar. De esta manera los implicados conocerán qué resultado esperas alcanzar con la tarea.
Asignados
En este módulo puedes ver los miembros de tu equipo a los que has asignado esta tarea. No confundas este apartado con el de los contactos asociados del menú desplegable. En este caso, los miembros del equipo asignados tienen acceso a la gestión de la tarea.
Plazos
Aquí es donde vas a poder indicar las fechas previstas de inicio y fin de las tareas en Workep. Estas fechas se trasladarán al diagrama de Gantt.
Además cuenta con un sistema de control de tiempo que permite controlar el tiempo de dedicación a una determinada actividad.
Documentos
El apartado de documentos te permite, por una parte crear los documentos de la suite de Google que necesites. Tienes la posibilidad de crear documentos de texto con Document, hojas de cálculo con Spreadsheet y presentaciones con Slide. Al hacer clic sobre el enlace se abre un desplegable para que elijas el tipo de documento. El sistema crea un archivo del tipo elegido en la carpeta de Drive y verás una miniatura en este bloque. Sólo tienes que pinchar sobre ella para acceder al documento y trabajar sobre él.
Otra opción es añadir archivos existentes. El funcionamiento es muy sencillo. Al pinchar sobre el enlace se abre una ventana. Tienes dos pestañas que te permiten elegir entre dos ubicaciones. Por un lado, puedes elegir archivos que ya tengas en tu Google Drive. En este caso sólo tienes que buscarlo y seleccionarlo. Por otro lado, puedes seleccionar un archivo local y arrastrarlo a la pestaña correspondiente de la aplicación.
En ambos casos se creará una copia en la carpeta del proyecto y se verá una miniatura en la ficha de la tarea. Ten en cuenta que lo que has hecho es copiar un archivo en una carpeta compartida. Esto tiene dos implicaciones importantes. Por una parte, se trata de una copia del archivo original, por lo que los cambios realizados en uno no se sincronizarán con el otro. Por otra parte, sólo estás compartiendo la copia. Es decir, el acceso que tienen los miembros del equipo a esa copia se fundamenta en que tienen permisos para la carpeta compartida, pero no al resto de tu Drive ni de tu disco duro local.
Subtareas
En este módulo tienes la posibilidad de crear tantas subtareas como desees. Se trata de una relación de actividades que forman parte de la tarea. Simplemente eso, sin plazos, sin asignación, sin ningún dato asociado.
La única acción que puedes hacer sobre las subtareas es marcarlas como completadas. Esto, como en el caso de las tareas, se hace pinchando en el marcador correspondiente situado a su izquierda. Además verás que aparece una línea de progresión indicando el porcentaje finalizado sobre el total.
Comentarios
Como en todas las herramientas de gestión de proyectos en las tareas de Workep puedes incluir textos. Es un medio de hacer que la aplicación sea lo más colaborativa posible.
Cada usuario puede escribir un texto y añadir emoticonos. Al pulsar Intro se crea la entrada con el avatar del autor a la izquierda. A la derecha del texto, sólo los autores encontrarán un icono que les permite eliminar el comentario.
Conclusión
La configuración de las tareas en Workep es muy sencilla pero a la vez cubre las necesidades para dar consistencia al proyecto. Pero esto no es todo. En el próximo post quiero profundizar en algunos aspectos por los que hoy he pasado de largo.
“El filósofo siempre va a pie. Prefiere el bastón de la experiencia al carro rápido de la fortuna”.
Pitágoras