En muchos casos, al planificar tu proyecto te encuentras con tareas que se repiten. En la mayoría del software de gestión de proyectos tienes que crear una tarea nueva para cada repetición. Esto es como mínimo algo aburrido, molesto y odioso. Con las tareas periódicas en MS Project tienes la gran ventaja de que te permite la creación de tareas cíclicas de manera automática.
Tareas periódicas en MS Project
En determinados proyectos es habitual que haya tareas que se repitan varias veces a lo largo de la vida útil del mismo. Se me ocurre, por ejemplo, las revisiones de calidad de productos. Cada cierto tiempo se realiza un control de calidad de determinados productos del proyecto. Esa tarea se repite periódicamente. Otro caso, pueden ser reuniones de control del avance del proyecto. Con la frecuencia estipulada, esa tarea se realiza una y otra vez.
Incluso se me ocurren proyectos que sean en sí repeticiones. Por ejemplo, una revista mensual o semanal es un proyecto en el que cada semana se repiten las mismas tareas.
En muchos casos, estas situaciones implican que tengas que crear una tarea para cada iteración. Y en el caso de la revista, una opción sería crear un proyecto por cada número de la revista.
MS Project tiene una solución perfecta para estos casos. Puedes crear una tarea periódica de forma muy sencilla y te simplificará la vida enormemente.
Crear tareas periódicas en MS Project
Para crear una tarea que se va a repetir a lo largo del proyecto sólo tienes que acceder al desplegable “Tarea” del bloque “Insertar” de la barra de herramientas de tareas. Al hacerlo se abre una ventana en la que podrás configurar las condiciones de la tarea.
En esta ventana deberás indicar el nombre la tarea y la duración de cada una de las repeticiones.
Lo siguiente es establecer el patrón de repetición. Es decir, debes indicar la frecuencia en la que se repite la tarea y cuándo se produce cada ciclo. MS Project te permite configurar de maneras distintas las repeticiones en función de si se basan en periodos diarios, semanales, mensuales o anuales. Por ejemplo, cada 2 días laborables, los lunes y los jueves de cada semana, los segundos viernes de cada mes, o todos los 25 de abril de cada año.
A continuación tienes que indicar el periodo en que se deber producir las repeticiones. Puedes indicar entre qué fechas se deben producir las iteraciones o cuántas veces deben realizarse.
Como en cualquier tarea en MS Project puedes indicar un calendario que esté asociado a la tarea. Y también puedes hacer que se omitan los calendarios de recursos para esta tarea.
Trabajar con tareas periódicas en MS Project
Al aceptar tienes creada tu tarea. En realidad, lo que has creado ha sido una serie de tareas individuales agrupadas en una tarea resumen. Es lo que vimos en el pasado post sobre la programación de tareas.
En la tarea resumen puedes ver en la celda de la columna de indicadores dos iconos. El primero indica que es una tarea periódica y el segundo informa te de qué calendario tiene asociado.
Si despliegas las tareas individuales verás que todas tienen el nombre que asignaste a la tarea al crearla junto con un nº que indica el orden de la repetición. En cada celda de la columna de indicadores también verás dos iconos. Como en la tarea resumen, uno se refiere al calendario. El otro es un indicativo de una restricción temporal que se corresponde con el patrón de la repetición que hayas indicado al crear la tarea.
Y ahora te cuento la gran ventaja. Con una sola acción has podido crear muchas tareas periódicas para tu proyecto, eso resulta comodísimo. Sin embargo, todos sabemos que siempre hay excepciones, semanas en las que nos saltamos una repetición, o cambiamos la fecha de alguna… Como ves, has podido crear muchas tareas individuales, ahora puedes acceder a cada una de ellas y alterar la configuración según tus necesidades. Puedes aplicar esas excepciones para que la planificación sea la correcta.
Conclusión
Con el uso de tareas periódicas en MS Project tienes solucionada la planificación de esos procesos repetitivos. Por experiencia sé que resulta, por decirlo de manera suave, aburrido crear montones de tareas exactamente iguales en las que sólo cambiamos la fecha. Con MS Project hacerlo es sencillísimo. Si tu proyecto tiene este tipo de tareas lo agradecerás.
“¿Uno que no sabe gobernarse a sí mismo, cómo sabrá gobernar a los demás?”
Confucio