Las tareas, subtareas y secciones en Asana crean la estructura de contenido de tu proyecto. Aquí te explico cómo gestionarlo.
Como te expliqué al hablarte de los proyectos en Asana, estos son los contenedores de elementos. Las tareas, subtareas y secciones en Asana son el contenido. Tanto si están dentro de un proyecto, como si son independientes, en estos elementos deberás volcar la información.
Estructura de las tareas, subtareas y secciones en Asana
Creo que lo más importante es que conozcas cómo funciona la estructura jerárquica de las tareas, subtareas y secciones en Asana.
En términos generales podemos decir que el elemento de mayor nivel es la sección, bajo este están las tareas y, por último, las subtareas. Sin embargo, existen ciertos matices que conviene aclarar.
Puedes crear tareas y asociarlas con secciones, pero no puedes crear tareas dentro de secciones. En cambio, puedes crear subtareas tanto dentro de una sección como dentro de una tarea. Incluso puedes crear subtareas dentro de subtareas.
Verás a qué me refiero en estas imágenes.
En la primera puedes ver que estamos dentro de una sección. En el panel izquierdo puedes ver que está seleccionada “Estilos gráficos” y bajo ella se encuentran dos tareas: Diseño del logotipo y Diseño de banners. A la derecha tienes la ficha de la sección. Como puedes ver pertenece al proyecto “Diseño de campaña de marketing” y dentro de ella hay dos subtareas: Elección de tipografías y Elección de colores.
En la segunda imagen nos encontramos en una tarea. El panel izquierdo permanece igual que en el caso anterior. Sin embargo, en el derecho puedes ver la ficha de la tarea. Junto a los proyectos a los que pertenece esta tarea se hace referencia a la sección en la que está ubicada (Estilos gráficos). Y, de nuevo, esta tarea contiene dos subtareas: Variaciones del Logo y Logo básico.
En ambos casos, las subtareas no son visibles en el panel izquierdo y sólo se puede acceder a ellas desde el elemento que las contiene, tanto si es una tarea como si se trata de una sección. Mientras que las tareas y las secciones sí las puedes localizar en el listado.
Creación y configuración de secciones
Para crear una sección debes hacer clic en el botón correspondiente. El problema es que este botón está oculto… Si acercas el cursor al botón Add Task situado en la zona superior del panel izquierdo verás aparecer uno titulado Add Section. Éste es el que te interesa.
Debes tener presente que se creará la sección justo debajo del elemento que tengas seleccionado en ese momento. Y, además, que las tareas situadas en el listado debajo de la sección pasarán a formar parte de ésta.
Como te habrás dado cuenta en las imágenes anteriores, el nombre de la sección está destacado en un tamaño de letra mayor que las tareas y en un color más oscuro. Por su parte, podrás distinguir las tareas debido a que tienen una tabulación hacia la derecha.
En cuanto a la configuración es exactamente igual que la de las tareas. En ese post puedes encontrar todos los detalles. Fíjate si será igual que ni siquiera se refieren a ella como sección. En el menú Más acciones los textos hacen referencia a “tarea” (task) en lugar de sección (section).
Creación y configuración de subtareas
También te expliqué cómo crear subtareas en el post dedicado a las tareas.
Como puedes ver en las imágenes superiores, las subtareas son visibles y accesibles tanto dentro las secciones como dentro las tareas. Ahí puedes identificar varios botones que te permiten una gestión rápida. Puedes marcarla como completada, asignarla a un usuario y establecer la fecha de finalización.
Sin embargo, a la derecha tienes un botón para añadir comentarios. Al hacer clic sobre él accederás a la ficha de la subtarea, que como verás es prácticamente igual a la de la tarea o la sección.
Las diferencias que hay se centran en la estructura jerárquica. En la zona en la que en la tarea hace referencia al proyecto verás que el nombre de éste no aparece desatacado. Lo que resalta más es el nombre de la tarea o sección inmediatamente superior, que además funciona como enlace.
Sin embargo, como con las tareas puedes asignarla a otro proyecto. Para hacerlo tienes que acceder al menú Más acciones y verás que ha aparecido una nieva opción en la zona superior. Te pedirá que indiques a qué otro proyecto quieres asignar esta subtarea. Al hacerlo ocurren dos cosas. Por una parte, verás que aparece este otro proyecto en la ficha de la subtarea, y en este caso sí está destacado con el color elegido. Por otra parte, si te diriges a ese proyecto verás que esta subtarea ahora tiene categoría de tarea ese proyecto.
Como puedes ver, la ficha de una subtarea también te permite crear subtareas de ella con las mismas opciones de configuración que las tareas o secciones.
Conclusión
La creación de tareas, subtareas y secciones en Asana es muy sencilla y la configuración prácticamente igual en todos los casos. Esto hace que el trabajo con esta aplicación sea muy intuitivo. Por su parte la estructura jerárquica de estos elementos es muy versátil.
“La Biblia enseña a amar a nuestros enemigos como si fueran nuestros amigos, posiblemente porque son los mismos”.
Vittorio de Sica