Las tarjetas son los elementos fundamentales de los tableros Kanban. En este post te explico cómo trabajar con las tarjetas en Projectplace.
Aplicación Kanban en Projectplace
Como en el caso de los tableros, para entender este módulo en la gestión de áreas de trabajo debes conocer el funcionamiento de la metodología Kanban.
A modo de resumen… Una actividad se divide en pequeñas porciones de trabajo que se asignan, de forma individual, a un miembro del equipo. Estas porciones de trabajo se representan en tarjetas que contienen determinada información. Afortunadamente, aplicaciones informáticas, como Projectplace, permiten asociar a las tarjetas gran cantidad de funcionalidades y de información.
Básicamente, una tarjeta hace un recorrido por tres columnas. Una que recoge las tarjetas con las que aún no se ha comenzado a trabajar. Otra en la que se encuentran aquellas en las que se está trabajando. Y una tercera acumula las que ya se han concluido. Sin embargo, la herramienta te permite crear otras columnas de acuerdo con las necesidades de tu organización del trabajo.
La vinculación de los tableros y las tarjetas en Projectplace con la planificación, ya sea en la modalidad de plan como en la de mapa de ruta, es total. En ambos casos, ya te comenté, que puedes crear tarjetas desde las actividades y las fases según corresponda.
Configuración de las tarjetas en Projectplace
Independientemente de cómo hayas establecido la agrupación en el tablero encontrarás en la columna inicial recuadros con un signo “+” en su interior. Si pinchas sobre ellos podrás crear las tarjetas que necesites. Al introducir y validar el nombre verás que aparece a la derecha (como en el caso de otros elementos de Projectplace) la ficha de la tarjeta. Esta ficha, que también aparece cuando pinchas sobre una tarjeta ya creada, te permite definir los parámetros de su configuración.
Algunos de las características que puedes definir están directamente relacionadas con la configuración del tablero en el que te encuentres.
Encabezado de la tarjeta en Projectplace
Este bloque inicial de la tarjeta agrupa varios elementos importantes.
- Nombre: Como es habitual puedes modificar el nombre de la tarjeta.
- Status: En este desplegable se muestran los distintos estados (columnas) de tu tablero. Modificando el estado, la tarjeta cambia a la columna seleccionada. Aunque siempre es más sencillo, para desplazar una tarjeta, pinchar sobre ella y arrastrarla a la posición que desees, modificando el orden dentro de la columna o trasladándola a otra.
- Descripción: En este campo puedes introducir un texto explicativo.
- Menú de opciones: Este desplegable te permite realizar las acciones habituales: copiar un enlace para compartir el acceso a la tarjeta, realizar un duplicado de la tarjeta, enviar una solicitud a un equipo (enseguida te lo explico) y eliminar la tarjeta.
Recuerda que los campos no cumplimentados permanecen ocultos. Para tener todos visibles y poder acceder a su configuración tienes, justo debajo del encabezado, un icono redondo con un signo “+” para desplegarlos.
Asignar a una persona
Lo habitual es asignar una tarea a un miembro del equipo. Aquí puedes indicar quién es el que se encargará de completar las acciones indicadas en la tarjeta.
No obstante, tienes otra alternativa que es el envío de una solicitud a un equipo. Es ese enlace del menú de opciones que he prometido explicarte. Lo que hace es notificar a ese equipo que tengan controlada esta tarjeta y que sean ellos mismos los encargados de asignarla a uno de sus miembros.
Agregar fecha
Todas las tarjetas deben tener una fecha prevista de finalización. Esto permite realizar un seguimiento de su cumplimiento.
Asociar a una actividad
Las tarjetas como parte de las tareas propias de un proyecto pueden estar asociadas a actividades. Si has creado la tarjeta desde una actividad en el módulo de planificación este campo automáticamente identifica esa actividad como su asociada. Si creas la tarjeta desde el módulo de tableros, este campo se cumplimenta en función de la actividad en la que la hayas creado.
Cabe la posibilidad de que una tarjeta no esté asociada a una actividad concreta. En ese caso, en la parte inferior del tablero hay una sección dedicada a estas tarjetas. En esta opción de la configuración puedes no elegir ninguna actividad.
Ten en cuenta que si, en el momento de crear una actividad, el tablero estaba agrupado por “asignada a” o por “identificador” serán estos campos los que estén cumplimentados automáticamente.
Agregar identificador
Como te comenté en la configuración del tablero tienes la posibilidad de realizar una clasificación de las tarjetas según tu criterio. Aquí puedes seleccionar el identificador de la tarjeta.
Lista de control
Puedes crear para las tarjetas en Projectplace un checklist en el que definas pasos o subtareas a completar para dar como finalizada la tarea. Este es el apartado en el que defines ese listado.
Adjuntar archivos
Como en todos los elementos de Projectplace, las tarjetas también pueden tener documentos adjuntos.
Dependencias
El procedimiento de las dependencias es el mismo que en las actividades del plan. Puedes elegir qué tareas deben concluirse para que se comience a trabajar con esta tarea y cuáles se pueden comenzar al finalizar ésta.
Agregar puntos
Los puntos historia son un sistema de gestión de la carga de trabajo asociada a una tarea. En este apartado puedes concretar la cantidad de estos puntos que asignas a la tarjeta que estés configurando.
Registro de tiempo
Puedes definir una estimación de tiempo necesario para la conclusión de la tarea asociada a la tarjeta. Además, a medida que se dedique tiempo a su ejecución se puede ir indicando en qué fecha y qué cantidad de éste se emplea. El sistema realiza una comparación del tiempo acumulado con el estimado.
Marcar como bloqueada
Puedes indicar que una tarjeta está bloqueada porque haya alguna dificultad para realizar el trabajo. Al hacerlo aparece una señal en la esquina inferior derecha de la tarjeta. Es importante para entender esta situación que incluyas una explicación de las circunstancias que han llevado al bloqueo.
Comentarios
Las tarjetas en Projectplace, como otros elementos, pueden contener comentarios de los usuarios. De esta manera las conversaciones entre los miembros de tu equipo interesados se pueden situar en un contexto determinado.
En estos comentarios puedes mencionar a otros miembros y adjuntar archivos.
Historial
Marcando la casilla “Ver historial” encontrarás al final de la tarjeta el histórico de cambios y modificaciones que ha sufrido.
Conclusiones
Las tarjetas en Projectplace incluyen tal cantidad de información que las convierten en un elemento de gestión completísimo. Aprovecha sus funcionalidades para sacar el máximo partido a la gestión de tus proyectos.
“Usar de venganza con el más fuerte es locura, con el igual es peligroso, y con el inferior es vileza”.
Metastasio (Pietro Antonio Domenico Bonaventura Trapassi)