La técnica Pomodoro para la administración del tiempo es una herramienta sensacional para mejorar la productividad. Te cuento en qué consiste.
Si te encuentras en situaciones en las que la productividad decrece, o te desconcentras con facilidad te recomiendo que utilices esta metodología. Y puede ser útil que la adopte tu equipo como sistema de organización del tiempo.
El origen de la técnica Pomodoro
A finales de los años ochenta del siglo pasado Francesco Cirillo utilizó un reloj para estructurar el tiempo que dedicaba a ciertas tareas. Así desarrollo este método de organizar el tiempo de trabajo. Lo curioso es que utilizó un reloj de cocina con forma de tomate de ahí el nombre del método.
El planteamiento se fundamenta en crear bloques de unos 25 minutos, pomodoros, en los que la concentración es máxima. Durante este periodo de tiempo no debes permitir que nada ni nadie te interrumpa. Cualquier llamada, visita, mensaje debe esperar a que finalice el pomodoro. Las distracciones desaparecen y la eficacia se multiplica.
Cómo funciona la técnica Pomodoro
El primer paso es el planteamiento de tus tareas del día. Haz una lista de las tareas que quieres realizar y estructúralo en periodos de 25 minutos. Al acabar cada periodo puedes tachar el bloque correspondiente lo que, por otra parte, resulta motivador.
Como te decía antes, una vez que te sumerges en un pomodoro lo tienes que defender de cualquier distracción. Céntrate en la tarea hasta que concluya el periodo. Pasados los 25 minutos tómate un descanso de 5. Desconecta y libera la mente. Es el momento para atender esas llamadas, contestar un correo o para levantarte un momento o mirar por la ventana.
Este ciclo debes repetirlo 4 veces, al final de la 4ª el descanso debe ser de entre 20 y 30 minutos. Aquí la desconexión es mayor. Sal a dar una vuelta, tómate un café o pasa un rato charlando con tus compañeros.
La técnica pomodoro establece esos periodos de 25 minutos como un periodo adecuado de dedicación con concentración plena. Sin embargo, dispones de cierta flexibilidad ampliando o reduciendo ese plazo en unos minutos. Obviamente, si estás escribiendo no debes dejar un párrafo a medias. O si finalizas una tarea en medio de uno de ellos no es necesario que comiences otra tarea en ese mismo periodo de 25 minutos. En este caso, puedes dar por finalizado ese pomodoro.
El resultado de la técnica pomodoro
El resultado de aplicar la técnica Pomodoro suele ser muy positivo. En primer lugar verás que los tiempos de dedicación a realizar tareas son sumamente productivos. Por otra parte, los periodos de descanso lejos de desconcentrarte te permiten aclarar las ideas y comenzar el siguiente pomodoro totalmente enfocado en tu nueva tarea. A medida que vas cogiendo práctica te resultará cada vez más sencillo planificar tus tareas. Empezarás a calcular el tiempo que tardas en hacer una tarea en pomodoros en lugar de en unidades de tiempo.
Herramientas
Como te he comentado Francesco Cirillo desarrolló esta técnica con un temporizador de cocina. Hoy te puedes encontrar muchas otras opciones. La más sencilla puede ser el cronómetro de tu teléfono móvil. Pero si quieres algo específico, igual que hay aplicaciones para la gestión de proyectos, encontrarás aplicaciones o páginas web que te ayudan en tu productividad. Te propongo varios ejemplos, pero tú puedes encontrar muchos más.
TomatoTimer, es una web muy sencilla que te permite configurar la duración de los pomodoros, los descansos cortos y lo largos.
TeamViz, te permite descargar una aplicación para Windows y Mac.
Clear Focus, ésta es una app para el móvil.
Conclusión
La técnica Pomodoro te permite estructurar el tiempo de dedicación a las tareas diarias de manera que la productividad se amplíe. Unas sencillas pautas te harán ganar eficacia.
“La calidad nunca es un accidente; siempre es el resultado de un esfuerzo de la inteligencia”.
John Ruskin