Reserva tiempo para imprevistos en tu planificación, porque no puedes prever todo. Y siempre aparece algo que se escapa a tu control.
Tiempo para imprevistos en tu planificación
La idea de un imprevisto se resume en una situación que se produce de manera inesperada y que requiere de una actuación relativamente urgente.
A diferencia de los ladrones de tiempo, que es algo que sabes que te encontrarás a diario, los imprevistos aparecen sin que te lo esperes. Sin embargo, debes estar preparado. De ahí la importancia de incluir cierto tiempo para imprevistos en tu planificación de la jornada y, por qué no, tener en cuenta la importancia de delegar.
En este punto te puedes cuestionar el planteamiento con una serie de preguntas:
- ¿Cómo voy a programar espacios para imprevistos si ya voy justo de tiempo para el desarrollo del proyecto?
- ¿Cuánto tiempo debo reservar y en qué franja de mi jornada?
- Al ser una situación inesperada, ¿qué hago en ese espacio de tiempo los días en los que no ocurra ningún imprevisto?
Todas son cuestiones totalmente justificadas. Veamos. Los imprevistos no tienen en cuenta que vayas más o menos justo de tiempo, aparecen cuanto menos te lo esperas. Por lo tanto, estar preparado para ello es una buena estrategia.
En cuanto a la cantidad de tiempo que debes reservar, el momento en la jornada y qué hacer cuando no aparecen los imprevistos, te lo resuelvo en el siguiente apartado.
El uso del tiempo para imprevistos
Igual que te digo que debes estar preparado para cualquier imprevisto que aparezca, también considero que no deben condicionar la planificación de tu jornada. El tiempo que reserves para estas situaciones será el que te dejen libre las actividades prioritarias. Como es lógico, no siempre será a la misma hora ni el mismo espacio de tiempo.
En mi caso no dedico ni un solo minuto exclusivo a imprevistos. De acuerdo con la priorización de tareas, me reservo siempre tiempo para realizar tareas con carácter no urgente. Me gusta ir adelantando trabajo para evitar que me pille el toro. Es ese tiempo el que destino a tratar los imprevistos que puedan surgir.
El día que ocurre algo inesperado que tengo que atender, lo hago utilizando el periodo de la jornada que había reservado para esas tareas poco urgentes. De manera que me permite resolver la situación sin causar un perjuicio en la planificación de labores importantes.
Gestión de imprevistos
Los imprevistos son en sí mismos tareas que debes gestionar. Como tales pueden pasar por el proceso de priorización. Esto quiere decir que puedes establecer para cada una de ellas un nivel de importancia y otro de urgencia.
Al hacerlo cabe la posibilidad de que sea muy importante y muy urgente. No sé por qué, pero suele ser la situación habitual. Al menos en mi caso. La gestión es la que te he explicado antes. Utilizo tiempo de tareas poco urgentes que habitualmente agendo cada día.
Si su nivel de urgencia es moderado o bajo me planteo planificar el imprevisto para un momento adecuado más adelante. Siempre evitando que alcance un estado de urgencia problemático.
En cambio, si es el nivel de importancia el que no es elevado trato de delegar la tarea.
Como ves se trata de aplicar el mismo método de priorización que con cualquier otra tarea.
Conclusiones
Es importante que reserves tiempo para imprevistos en tu agenda diaria. No quiere decir que sólo utilices ese tiempo para imprevistos. Pero sí, que estés preparado para afrontarlo sin que se produzca un efecto nocivo en tu gestión del tiempo.
«Lo que más irrita a los tiranos es la imposibilidad de poner grilletes al pensamiento de sus subordinados».
Paul Valéry