El módulo To-dos en Basecamp es dónde podrás gestionar las tareas de tus proyectos. Se trata del apartado en el que esta aplicación funciona propiamente como un gestor de proyectos. En este post te explico todas las opciones que puedes aprovechar para sacarle el máximo partido.
Los módulos anteriores, Campfire y Message Board, estaban centrados en la comunicación entre los integrantes del equipo de trabajo. Sin embargo, To-dos en Basecamp, unifica la comunicación con la planificación de tareas.
El funcionamiento de To-dos en Basecamp
Basecamp organiza este apartado en tres niveles jerárquicos: las listas, los grupos de tareas y las tareas. No obstante, sólo las listas y las tareas, o como las denomina el sistema, To-dos, son unidades gestionables. Los grupos de tareas simplemente sirven para organizar acciones según un criterio abierto.
Las listas de To-dos en Basecamp
El punto de partida es crear una lista. Si se trata de la primera lista del elemento al acceder al módulo entras directamente en la creación de la lista. En cambio, si tienes listas activas debes hacer clic en el botón verde (Make another list) situado bajo el título del apartado.
El contenido de la configuración de las listas es muy sencillo. Sólo tienes que indicar el texto con que quieres titular la lista. Adicionalmente, dispones de un campo de texto para agregar contenido. Éste funciona como todos los campos de texto de Basecamp. Además de permitirte incluir texto, puedes darle formato y añadir archivos. Las opciones con las que puedes contar son las mismas que te expliqué al hablarte de los mensajes en el apartado Message Board en Basecamp.
To-dos en Basecamp
A partir de ahí ya puedes completar la lista con las tareas necesarias para la ejecución del proyecto. Para ello, en la zona inferior dispones de un botón (Add a to-do) de color gris.
La definición de una tarea, aunque más completa que la de una lista, sigue siendo muy sencilla. De nuevo, debes comenzar con el nombre que das a la tarea. A continuación, selecciona los usuarios a los que asignas la ejecución de la misma. Al comenzar a escribir su nombre verás que se muestran las opciones de usuarios pertenecientes al elemento en el que te encuentres. Ten en cuenta que no se limita a un solo usuario, puedes seleccionar los que necesites, pero siempre de entre los integrantes del elemento. El siguiente paso es la planificación. El sistema te ofrece tres opciones:
- No planificar la tarea.
- Indicar la fecha en que se debe concluir la tarea.
- Determinar un plazo de ejecución. En este caso deberás seleccionar la fecha de inicio y la de conclusión.
Para finalizar, tienes la posibilidad de utilizar un cuadro de texto. Y de nuevo, dispones de las mismas funcionalidades de esta herramienta en Basecamp.
La operativa de To-dos en Basecamp
Hasta aquí has podido crear tus listas y tus tareas. Sin embargo, tengo mucho más que contarte. Basecamp ofrece gran cantidad de funcionalidades muy útiles para la gestión de tus proyectos.
La información en To-dos
Al acceder al módulo To-dos en cualquier elemento encontrarás, a primera vista, la información esencial.
- Junto al título del módulo verás un indicativo (X/Y) que muestra el número de to-dos completadas del total. Además, si los hay, informará del número de comentarios.
- Cada lista es un acceso directo a su contenido. Incluso verás que muestra el mismo indicador (X/Y) pero sólo de las tareas contenidas en esa lista.
- Cada tarea muestra la información de su configuración. Es decir, podrás ver si contiene archivos adjuntos, los usuarios a los que se les ha asignado y las fechas de su planificación. De nuevo, incluye el número de comentarios que contiene la tarea.
Otras opciones en To-dos
Como en otros apartados de Basecamp en la esquina superior derecha encontrarás el icono formado por tres puntos (···). En este caso puedes obtener un enlace para compartir el contenido de To-dos. De nuevo, este enlace permitirá, sólo, ver el contenido a quien disponga del enlace. Y, otra vez, cuando lo creas conveniente puedes bloquear el acceso.
También tienes la posibilidad de marcar este apartado. Así, crearás un acceso directo en My Bookmarks en el apartado Mis asuntos.
Por último, a la izquierda del título del apartado encontrarás dos enlaces. Uno te permite tener una visualización en modo lista, que es la opción por defecto de Basecamp. El otro ofrece una visualización en modo tarjetas. Se trata de un formato mucho más compacto y limitado. Pero si tú prefieres este modo debes conocer un pequeño truco. En la esquina superior izquierda de cada tarjeta encontrarás un pequeño icono circular. A través de él puedes asignar un color de fondo a las tarjetas. Esto puede ser útil para diferenciarlas u organizarlas.
Conclusión
El módulo To-dos en Basecamp es, probablemente, el más completo y más complejo. Sin embargo, a la vez resulta sencillo e intuitivo de utilizar. Debido a que los fundamentos del manejo de Basecamp son muy similares, por no decir casi idénticos, la curva de aprendizaje es muy ágil.
Este post ha sido el primero sobre este apartado. En el próximo te explicaré las opciones que ofrece Basecamp dentro de las listas y las tareas.
“Algunas personas enfocan su vida de modo que vivan con entremeses y guarniciones. El plato principal nunca lo conocen”.
José Ortega y Gasset