El apartado Todas las tareas en Workep es fundamental para hacer una planificación del trabajo óptima. En este post te explico cómo hacerlo.
Cuando un proyecto está formado por un elevado número de tareas resulta laborioso organizar el día a día del trabajo de tu equipo. Si en un proyecto intervienen muchas personas la asignación de funciones puede llegar a ser un quebradero de cabeza. Identificar y organizar todas las tareas en Workep para que haya un reparto homogéneo es el primer paso para ganar en eficacia.
Todas las tareas en Workep
El acceso al apartado Todas las tareas está situado en la zona superior de la barra lateral izquierda. Este apartado está identificado de otras dos formas. Una vez que accedes a él en la esquina superior izquierda, donde habitualmente se visualiza el nombre de la organización o el del proyecto, puedes leer Workfeed. Además, bajo la barra superior, que en este caso tiene asignado el color azul, puedes ver el término Línea de Tiempo.
En cualquier caso, lo llames como lo llames, aquí puedes ver la relación de las tareas que tienen asignada una fecha de finalización más próxima o que ya ha pasado. Es decir, es un indicativo de a qué tareas debes prestar más atención por su urgencia.
Verás que las tareas se organizan en hasta cuatro bloques en este orden: Tareas Expiradas, Hoy, Mañana y Siguiente Semana. Además, las tareas incluidas en este apartado presentan un aspecto similar al que puedes observar en su proyecto. La única diferencia es que en el lado derecho de cada una encontrarás el nombre del proyecto al que pertenecen. Esto es debido a que este apartado engloba las tareas que cumplen esa condición de fecha de conclusión de todos los proyectos. Esto que te permite tener una visión global de la carga de trabajo de tu equipo.
A modo de ayuda visual, Workep asigna el color rojo a las tareas expiradas o programadas para hoy y el naranja para las programadas mañana. Estos textos que se ven a la izquierda de cada tarea utilizan estos colores de letra respectivamente. Incluso, al acceder a la ficha de una tarea verás un marco de ese mismo color.
Punto de vista del responsable del proyecto
Esto debo explicártelo desde una doble perspectiva. Tú, como responsable del proyecto, puedes controlar la carga de trabajo de cada miembro del equipo en los próximos días. Como te expliqué en el post sobre la gestión de tareas, de una manera muy sencilla puedes distribuir tareas en el tiempo. Por ejemplo, las de un usuario en el caso de que se le acumulen en un momento determinado un elevado número. O, si por el contrario, dispone de tiempo, puedes aproximar tareas que estaban previstas para más adelante.
Gracias al apartado Todas las tareas en Workep puedes ver qué está planificado para hoy, para mañana y la semana que viene. Esto te permite hacer la reorganización que consideres oportuna. Así mismo, puedes ver qué tareas han expirado, es decir, que tienen una fecha de conclusión pasada. Si a pesar de ello no han concluido, tendrás que prestarles especial atención.
Punto de vista de un miembro del equipo
La perspectiva de un miembro de tu equipo es mucho más sencilla. Simplemente podrá ver en este apartado las tareas que le has asignado tanto para hoy, como para mañana o la semana que viene. Del mismo modo, podrá ver si tiene alguna tarea expirada a la que deba dar mayor prioridad. Es decir, ve una planificación de su trabajo para los próximos días.
Con esto quiero decir que no ve la planificación de tareas de sus compañeros de equipo. Aunque sí puede ver las tareas y sus asignaciones en el apartado del proyecto. Sin embargo, el apartado Todas las tareas en Workep sólo le muestran las suyas.
Resultará muy útil para cada miembro de tu equipo una pequeña anotación a la izquierda de las tareas. Cuando en el proceso de organización del trabajo cambias la fecha de finalización de una tarea las personas implicadas, no en el caso del propietario del proyecto, verán un texto en color azul: New Date. Esto les permitirá entender por qué se ha aparecido una tarea en su planificación más urgente.
Conclusión
El apartado Todas las tareas en Workep es la vía para organizar el día a día de tu equipo de trabajo. Te permite visualizar de manera muy sencilla el trabajo más inminente.
“De mis disparates de juventud, lo que me da más pena no es haberlos cometido, sino el no poder volver a cometerlos”.
Pierre Benoit