El trabajo en equipo en proyectos de cualquier tipo es algo esencial. Un resultado positivo del proyecto o uno negativo puede ser causado por una buena o mala gestión de los equipos de trabajo.
El líder
Es imprescindible que el gestor del proyecto sea un líder. No basta con que sea el jefe de los equipos de trabajo. El papel que tiene que representar ante su equipo debe convertirle en la referencia, a quien todos sigan. Me encuentro frecuentemente con directores incapaces de tomar decisiones, que responsabilizan a sus subordinados ante situaciones adversas, o incapaces de delegar. En estos casos la falta de un líder dificulta enormemente el trabajo en equipo.
Gestión de los equipos
El gerente del proyecto es el responsable de la gestión de los equipos y, como tal, debe encargarse de formar los equipos, asignar los roles adecuados a cada miembro del equipo del proyecto y motivarlos.
- La formación de los equipos requiere un estudio de las necesidades de cada grupo de trabajo. El responsable del proyecto debe realizar un proceso de análisis de los recursos de que dispone y distribuirlos de manera eficaz en los distintos departamentos del proyecto. Para entendernos, si una de las tareas a cubrir representa un 10% de la carga de trabajo no podemos destinar a esa tarea el 40% del personal disponible.
- La asignación de roles implica que se distribuyan las tareas y las responsabilidades de manera acorde con la capacitación profesional. No podemos situar a un técnico en un grupo de trabajo dedicado a un área totalmente desconocida para él, o a un becario como responsable de un grupo de trabajo.
- Motivar a los integrantes del equipo del proyecto implicará que todos remen en la misma dirección. No crear sensación de equipo o no valorar los logros obtenidos en cada fase del proyecto genera desmotivación. La consecuencia de esto es que los miembros del equipo de trabajo dejan de ver el proyecto como algo propio.
Problemas en el trabajo en equipo
Hay mil razones por las que pueden surgir problemas en los equipos de trabajo. Lo importante es solucionar estas dificultades. En muchos casos, cuando para el desarrollo de un proyecto se forma un equipo heterogéneo, los distintos métodos de trabajo de cada miembro resultan un inconveniente que tenemos que superar. Ya hablamos de esto en varios post anteriores (Retos de la gestión de proyectos, Gestión Interna de Proyectos, Gestión Externa de Proyectos, Gestión Mixta de Proyectos).
Seguimiento de los equipos
Una labor que da muy buenos resultados es el seguimiento de los equipos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Aunque profundizaremos en otro post la idea es que el gestor del proyecto esté en contacto con los miembros de los equipos. Desde la fase inicial de formación del equipo de trabajo, después a lo largo del desarrollo del proyecto y hasta su conclusión el director del proyecto debe supervisar el buen funcionamiento del trabajo en equipo.
Lógicamente, cuando digo que el jefe del proyecto debe supervisar o hacer el seguimiento, no me refiero a que lo haga él personalmente. Él es el responsable y como tal puede delegar en alguien capacitado para realizar esta labor. Sin embargo, sí debe ser consciente de la importancia del trabajo en equipo en proyectos de cualquier tipo. En consecuencia, tiene que estar al corriente de la situación de los grupos de trabajo de su proyecto.
“Muchas veces se arrepiente uno de haber hablado, y ninguna de haber callado”.
Simónides de Ceos