Basta ya de teoría. Usar GTD es el sistema para ganar en eficacia y productividad. En este post te explico detalles esenciales para llevarlo a la práctica.
De poco sirve conocer los cinco pasos para alcanzar el control con GTD o los seis niveles de la perspectiva. Lo verdaderamente importante es que seas capaz de utilizar esta metodología. Una vez que interiorices los procesos y los apliques verás como empiezas a notar un cambio en tu vida.
Cómo usar GTD
La metodología Getting Things Done es fácil de aprender. Todo lo que te he contado en los posts anteriores parece totalmente coherente. Si lees cada uno de los planteamientos o procedimientos que describe David Allen no les puedes poner ninguna objeción. Tienen todo el sentido común del mundo. Y, sin embargo, hay algo que falla…
El fallo eres tú. Perdona, no concretamente tú. El fallo reside en quien al usar GTD no obtiene los beneficios que serían de esperar. Para ayudarte a evitar que alcances esa situación quiero darte seis consejos que te serán muy útiles.
1. Tú eres el punto de partida
Lo realmente importante para usar GTD es que tú quieras hacerlo. Tendrás aprender en qué consiste esta metodología y la intención de aplicarla. Requiere que dediques tiempo y esfuerzo.
Es habitual que si al principio no ves avances abandones. Intenta aguantar, todos los comienzos son duros. Sin embargo, a medida que pase el tiempo, si te disciplinas en su uso, descubrirás como todo cambia. Cada vez te resultará más sencillo realizar todos los pasos para conseguir el control. A su vez, moverte por los distintos niveles de la perspectiva será algo intuitivo. Y un día, descubrirás que eres mucho más productivo que antes.
2. Usar GTD es utilizar un método y una tecnología
Es cierto que el elemento principal es el método. No obstante, la tecnología que utilices supondrá una ayuda vital.
Puedes utilizar una agenda en papel, carpetas para guardar documentos y notas en las que registres todo. Haciendo uso de todo eso GTD sigue siendo válido y mejorarás tu productividad.
Sin embargo, hoy en día tienes a tu disposición tecnología y herramientas que facilitan la gestión. Ya te hablé del control en GTD en la práctica. En cualquier caso, te doy tres consejos.
Primero, no pretendas descubrir la herramienta perfecta. No existe. Tú debes encontrar la que más se ajusta a tus necesidades.
Segundo, no trates de encontrar tu herramienta definitiva antes de empezar a usar GTD. Hay varias razones para esto. Una es que para saber si te satisface debes utilizarla. Y eso significará que deberías probar todas antes de elegir. Otra razón es que con el tiempo tus necesidades cambian y aparecen otras herramientas más avanzadas. En definitiva, no tengas miedo a cambiar de tecnología, tarde o temprano te verás impulsado a hacerlo.
Y tercero, para ser más productivo maneja la herramienta que disfrutes utilizando. Si no te encuentras a gusto te desmotivarás y el resultado será decepcionante para ti.
3. El arranque
Partir de cero es duro. El primero de los pasos es recopilar y eso implica que captures todo, absolutamente todo, lo que tienes pendiente. Sinceramente, creo que eso es realmente complicado. En primer lugar, porque no estás habituado a hacerlo. Además, porque al poner en marcha la maquinaria es lógico que existan cientos de elementos en disposición de incorporarse a tu sistema.
Mi consejo es que le dediques un buen rato a pensar qué debes añadir tus listas. Seguramente sean listas incompletas. No importa, en los días siguientes las irás completando. Pasado un tiempo tendrás todo al día.
4. Comienza con el control
Debes descubrir los beneficios de aplicar los cinco pasos para mantener el control. Recopila, procesa, organiza, revisa y haz. Trata de aplicar el flujo de trabajo con bastante frecuencia hasta interiorizarlo. Comprobarás que cada vez te resulta más sencillo. Además, empiezas a tener todo bajo control y el estrés disminuye.
5. Continúa con la perspectiva
En unas semanas tendrás dominados los cinco pasos del control. Lo siguiente que debes manejar es la perspectiva. Se trata de que te plantees qué buscas en la vida. Decide cuáles son tu propósito y principios, tu visión y las metas y objetivos que deseas. A continuación asegúrate de que tus acciones, proyectos y áreas de enfoque están perfectamente alineadas con ellos.
No tiene sentido que tus acciones a corto plazo apunten en una dirección distinta de tus expectativas a largo plazo.
Otro consejo, y éste es importante. Solemos olvidarnos de los últimos niveles de la perspectiva. Intenta elevarte hasta los 12.000 y los 15.000 metros con cierta frecuencia. No pierdas este punto de vista.
6. Haz tuyo el método
David Allen describe una metodología en Getting Things Done para la productividad personal que es “ideal”. Lo cierto es que ese ideal no lo tiene porqué ser para ti. Mi consejo es que una vez que domines la metodología adáptala a ti. No tienes porqué seguir unos procedimientos que no te gusten.
Insisto, el primer paso es conocer y entender todo el proceso. A partir de ahí, transforma el sistema en uno que te resulte cómodo de gestionar.
Por ponerte un ejemplo, en mi caso, en casi todos los casos unifico los tres primeros pasos en uno. Recopilo, proceso y organizo de una sola vez. Desde que comencé a utilizar GTD he reducido los contextos, las carpetas y las clasificaciones de las tareas. Trato de simplificarlo todo lo más posible, eso sí, dentro de un orden.
En tu caso debes descubrir qué te resulta mejor para favorecer tu productividad.
Conclusión
El problema de esta metodología es que para que funcione hay que usar GTD. Me explico, no vale con decir que tienes una agenda y anotas tus citas. No es suficiente decir que sabes que tus acciones te llevan a un lugar en el futuro.
Usar GTD es seguir una metodología de manera precisa para poder controlar tu vida.
“La democracia no se aprende en el Parlamento, sino en casa. Ser demócrata no es una actitud política, es una actitud ante la vida”.
Montserrat Roig