Hoy te quiero explicar cómo puedes utilizar Google Keep. Verás que a pesar de su sencillez esta aplicación te ofrece unas opciones muy útiles.
Por dónde empezar a utilizar Google Keep
Como te comenté en el post anterior, al tratarse de una aplicación de Google sólo necesitas tener una cuenta. Instalar Google Keep es tan sencillo como descargarte la aplicación en el móvil o en una Tablet.
Otra opción es utilizar Google Keep en un ordenador. En este caso sólo necesitas acceder a la web https://keep.google.com/ o instalar la extensión de Chrome. Por si acaso te cuento cómo hacerlo. Tienes que acceder al menú. Haz clic en el botón que tiene tres puntos en vertical. Ahí elige la opción “Más herramientas” y pincha en extensiones. Ahí verás las que ya tienes instaladas. Si te desplazas hasta la zona inferior de la página verás un enlace con el texto “Obtener más extensiones”. En la página que se abre puedes utilizar el buscador para encontrarla y basta con que pinches en el botón “+ Añadir a Chrome”.
El escritorio de Google Keep
El escritorio de Google Keep es muy sencillo. Se trata de la zona principal en la que se situarán las listas o notas que vayas creando.
En la zona superior, justo encima del escritorio, tienes un encabezado con varias utilidades y a la izquierda el menú.
El encabezado de Google Keep
Si recorremos el encabezado de izquierda a derecha lo primero que verás es un botón con tres líneas horizontales. Este botón te permite ocultar y mostrar el menú. A continuación tienes el nombre de la aplicación. Después tienes un buscador que te facilita encontrar datos entre todas las listas que estés utilizando.
Ya en la zona derecha del encabezado te encontrarás con un botón muy importante. Se trata del botón de actualizar. Recuerda que puedes utilizar esta aplicación en varios dispositivos y que puedes compartir listas con otros usuarios. Esta es una de las grandes ventajas de utilizar Google Keep. Pinchando en este botón fuerzas la actualización de los datos para asegurarte de que se sincronizan los últimos contenidos añadidos, eliminados modificados.
A continuación tienes un botón que te permite elegir cómo colocar las listas que vayas añadiendo a tu escritorio. Tienes la posibilidad de ubicarlas en “Vista de lista” (una debajo de otra) o “Vista de cuadrícula” (repartidas por el escritorio).
El menú de Google Keep
Google Keep divide el menú en cuatro partes en función del contenido. A medida que recorramos cada uno de esos bloques te iré explicando el funcionamiento de esta herramienta.
Notas y Recordatorios
Para que te hagas una idea, con Google Keep creas algo así como unas tarjetas con contenido. Estas tarjetas serán las notas y haciendo clic en el acceso correspondiente a las Notas las verás en el escritorio.
Otra de las grandes ventajas que tiene utilizar Google Keep es crear recordatorios. Te lo explico. Si necesitas poner una alarma en alguna tarjeta esto se considerará un recordatorio. Pinchando en la opción del menú verás aquellas tarjetas a las que hayas añadido una de estas alarmas. Sin embargo, la tarjeta seguirá accesible desde el escritorio de Notas.
Y te lo tengo que contar, no me puedo resistir. Google Keep activa esta alarma según la configuración que le hayas indicado. Pero no sólo puedes establecer que te avise un día a una hora determinada. También puedes hacer que te geolocalice y te recuerde esa nota cuando estés en el lugar que le hayas indicado. Por ejemplo, quieres que te avise cuando llegues a la oficina de que tienes que hacer una llamada, pero no sabes a qué hora vas a llegar. En este caso en lugar de establecer el recordatorio en función de la hora lo puedes hacer por ubicación.
Etiquetas
Como otras aplicaciones de Google, Keep dispone de un sistema de organización de las tarjetas por etiquetas. Haciendo clic en Editar puedes crear las etiquetas que necesites. Cuando estés utilizando tus tarjetas puedes asignarlas una o varias etiquetas.
Este bloque del menú te permite, además de crear esas etiquetas, filtrar las tarjetas para que te aparezcan en el escritorio aquellas con la etiqueta que hayas seleccionado. Por ejemplo, puedes crear etiquetas por proyectos. Al utilizar Google Keep en un proyecto determinado sólo tienes que seleccionar la etiqueta correspondiente para que te muestre sólo las tarjetas que tengan asignada la etiqueta de ese proyecto.
Archivo y Papelera
La papelera no tiene mucho que explicar. Cuando eliminas una tarjeta, ésta se va directamente a la Papelera y permanecerá allí durante siete días antes de eliminarse definitivamente.
En cuanto al Archivo te puedo decir que funciona de manera similar al Archivo de Trello. La idea es poder ocultar del escritorio principal aquellas tarjetas con las que no estés trabajando. Se trata de que no te estorben aquellas que no necesites, pero que no quieras eliminar. Con este enlace puedes acceder a estas tarjetas. Además en cualquier momento puedes sacarlas del archivo para que vuelvan al escritorio principal.
Bloque de configuración
En este bloque de opciones del menú tienes las que se salen del propio uso de la aplicación.
El primer acceso es el de Ajustes. Puedes establecer que los elementos que añadas a las listas y los que marques se muevan al final de la lista. También puedes establecer las horas que por defecto utiliza Keep para los recordatorios. La hora de la mañana, la de tarde y la de media tarde. No te preocupes, siempre puedes personalizar la hora en cada recordatorio según las necesidades que tengas en cada caso. Y por supuesto, puedes habilitar la opción de compartir para que puedas dar acceso a ciertas tarjetas a los colaboradores que desees.
Enviar comentarios te permite notificar a Google aquellos problemas que tengas con el uso de la aplicación. La opción Ayuda, no tiene mucho que explicar. Es un enlace a la ayuda de Google para esta herramienta. Descargas de aplicaciones es precisamente eso, una página que te da acceso a las distintas opciones que tiene Google Keep para descargarte la aplicación.
La última de las opciones del menú es Combinación de teclas que te muestra una guía de las combinaciones de teclas que te pueden servir para realizar ciertas acciones de manera más rápida.
Conclusión
Como habrás visto Google Keep es muy sencillo, lo que no quiere decir que no sea práctico. Una vez que tienes claro cómo organizar las tarjetas y los recordatorios la estructura de Keep no presenta ningún problema. Sólo falta ver qué podemos hacer con las tarjetas.
“La finalidad del arte es dar cuerpo a la esencia secreta de las cosas, no el copiar su apariencia”.
Aristóteles