Hoy ponemos fin a este ciclo del software de gestión de proyectos de Microsoft con la valoración de MS Project. A lo largo de todos estos posts te he explicado cómo, partiendo de cero, desarrollar tu proyecto en este programa.
Sin duda es complejo. Hay miles de factores, montones de campos que cumplimentar, todo tipo de vistas… De primeras da “miedo”. No sabes por dónde empezar. Recapitulemos.
Resumen de MS Project
El primer paso que debes dar, como en cualquier proyecto, utilices el software que utilices, es organizar tus ideas. Tu proyecto, de dimensión más o menos grande, implica la consecución de un objetivo utilizando una serie de recursos. La planificación consiste en estructurar las tareas necesarias para alcanzar ese objetivo.
A partir de aquí puedes comenzar a trabajar con MS Project. Crea el archivo que contendrá tu proyecto. En este momento es un archivo en blanco al que deberás ir añadiendo lo que define tu proyecto. Crea la estructura de tareas y configura los recursos que vas a utilizar. Sólo te queda asignar los recursos a las tareas y ya tienes tu proyecto en marcha.
No, no es tan fácil. Ahora te toca corregir errores de sobre asignación que hacen la planificación del proyecto inviable. Para esto cuentas con herramientas como las vistas que te permiten analizar los distintos elementos desde ópticas diferentes. Además, cuentas con la ruta crítica que te permite tener presente las tareas clave en el desarrollo del cronograma. Otra herramienta de gran ayuda es la línea base. Gracias a ella puedes conocer dónde se producen desviaciones respecto a lo planificado. Esto te ayudara a hacer ajustes en este proyecto y a planificar con más precisión tus futuros proyectos.
MS Project es más…
Es cierto, no te he contado todo lo que puedes hacer con MS Project. En parte, porque hay elementos bastante evidentes que no necesitan explicación. Por ejemplo, todo lo referente a los menús de Formato. Cambiar los colores, la tipografía… se trata de acciones que sin duda conoces y en lo que no es necesario entrar.
Por otra parte, tienes las vistas, sólo hemos hablado de las principales, pero hay más. Y no sólo eso, ya sabes que tú puedes crear las que necesites. Ten en cuenta que con las tablas puedes acceder a distintos tipos de datos asociados a la vista seleccionada.
Lo mismo ocurre con los informes. Lo lógico es que tú configures aquellos con los datos que consideres relevantes.
A partir de tu configuración inicial, o de los cambios que hayas introducido, MS Project combina todos los datos y te puede dar información de todo tipo.
Un consejo, profundiza, prueba, averigua qué más te puede dar. Seguro que encontrarás algo que te sorprende y te resulta interesante.
Valoración de MS Project
Tras considerar todos los factores, la valoración de MS Project no puede ser otra. Es un muy buen programa. La cuestión es si es el adecuado para tí.
MS Project es un gigante. ¿Es lo que necesitas? ¿Tus proyectos tienen una envergadura que hagan necesario manejar este programa? No siempre es bueno trabajar con una herramienta como esta.
Si manejas proyectos controlados, no demasiado complejos, no le vas a sacar partido a toda la potencia que te ofrece. Dispones de software más sencillo y manejable que te va a facilitar la vida, y a un menor coste.
Por otra parte, para empresas grandes, con múltiples recursos, proyectos complejos, es más que recomendable. Y no sólo la versión local. Te recuerdo que con la versión que trabaja con Project Server se crea una base de datos de la que todos los proyectos cogen los datos de recursos. Así se combinan todos los proyectos para controlar si hay sobreasignaciones de recursos entre distintos proyectos.
En estos casos merece la pena dedicar tiempo a una configuración adecuada. Crear las vistas, los informes, en definitiva, el entorno de trabajo adecuado, a la larga te ahorrará mucho tiempo y te simplificará el trabajo. El coste habrá merecido la pena.
Conclusión
Con la valoración de MS Project concluimos este ciclo. MS Project es un programa de gestión de proyectos muy completo. Perfecto: NO. Adecuado para unos pero no para todos. Debes ser tú quien haga la valoración de MS Project definitiva.
“La tontería es infinitamente más fascinante que la inteligencia. La inteligencia tiene sus límites, la tontería no”.
Claude Chabrol