Este es el último post de esta serie. Voy a hacer una valoración de Smartsheet repasando todas las funcionalidades de esta herramienta. Pero antes quiero comentarte una última cosa que Smartsheet pone a tu disposición.
Las plantillas de Smartsheet
A lo largo los doce post previos hemos trabajado con las distintas opciones que Smartsheet nos ofrece. En la mayor parte de los casos accediendo a la pestaña Crear Nuevo podías generar tipos de hojas distintas según tus necesidades. He dejado para el final la lista de tareas.
Lista de tareas
Este elemento se trata, básicamente, de una hoja en blanco. ¿Qué particularidad tiene? Pues, simplemente que ya tiene creadas unas columnas específicas que te permitirán llevar un control de tareas. Si recuerdas los artículos en los que hablamos de una hoja en blanco, el cuadro de botones y las herramientas, aquí no encontrarás ninguna diferencia. Podrías crear una hoja en blanco y configurar las mismas columnas que tiene esta hoja en menos de dos minutos. Por esto no merece la pena detenerse en este elemento.
Las otras plantillas de Smartsheet
Cada vez que entras en la pestaña Crear Nuevo tienes a la derecha las opciones de los distintos tipos de elementos que puedes utilizar. Hemos trabajado con los primeros, que son los distintos tipos de elementos que nos ofrece Smartsheet. Sin embargo, a continuación de estos verás un listado de plantillas que te pueden ser muy útiles.
Estas plantillas no son elementos nuevos. Se trata de hojas como las que ya has visto, pero configuradas y cumplimentadas. Estas plantillas te pueden servir de base para no partir de cero en la creación de una hoja de trabajo. Te pueden ayudar como guía para crear hojas bastante completas.
En la zona superior izquierda encontrarás una casilla de búsqueda que te permite localizar rápidamente la plantilla que necesitas si conoces su nombre.
Si no sabesc cómo se llama la plantilla, o simplemente quieres buscar entre las opciones disponibles algo que se ajuste a lo que necesitas tienes otra opción. Justo debajo verás un filtro que te mostrará las plantilla que hay, organizadas por categorías. Incluso tienes la posibilidad de hacer que te muestre todas y, así, revisar todas las disponibles.
Cuando te hayas decidido por una plantilla que te pueda interesar, Smartsheet te pregunta si quieres conservar los datos y formatos. A partir de ahí ya puedes trabajar con la hoja que hayas elegido, introducir tus datos, cambiar los formatos que consideres oportunos, añadir o eliminar columnas… En fin, puedes hacer lo que quieras pero partiendo de una estructura ya creada.
Valoración de Smartsheet
Personalmente creo que sólo se le puede poner un pero a esta herramienta: el precio. Creo que es una herramienta muy completa y con muchas posibilidades de aplicación.
Interacción con otros usuarios
Smartsheet te permite compartir hojas de trabajo con otros miembros del equipo. De esta manera, todos los implicados pueden volcar sus datos en la misma hoja. Ya sea dando acceso a hojas individuales, como a espacios de trabajo, se crea un entorno de colaboración sensacional.
Las herramientas se merecen una mención especial. Te recuerdo la posibilidad de enviar solicitudes de actualización. Sin embargo, lo que creo que es algo fabuloso es el uso de los formularios web.
Cuando la manera de compartir información es desde el equipo del proyecto a usuarios externos tenemos la posibilidad de utilizar la herramienta de publicación. Así, puedes mostrar la información que quieras sin dar acceso al entorno de trabajo.
En definitiva, en un factor que considero clave en la gestión de proyectos, la comunicación, la valoración de Smartsheet no puede ser mejor.
Uso de Smartsheet
El uso de Smartsheet resulta tremendamente intuitivo. Cualquiera que haya trabajado con hojas de cálculo no tendrá ningún problema para adaptarse al manejo de Smartsheet.
Eso sí, las funcionalidades que aporta van a simplificar el trabajo en lo que a gestión de proyectos se refiere. Piensa lo sencillo que es utilizar en Smartsheet los diagramas de Gantt. O lo cómodo que es el pasar de utilizar tarjetas a tablas y viceversa. Un clic en el botón correspondiente y ya está.
Hace unos días vimos cómo crear vistas Sight. Una manera sencillísima de mostrar la información relevante en un formato visualmente muy atractivo.
De nuevo, la valoración de Smartsheet en relación con su uso es muy positiva.
Conclusión
Tenemos que tener en cuenta que ésta es una herramienta de trabajo. A diferencia de Trello, al que podíamos dar un uso tanto doméstico como de trabajo, Smartsheet da un juego mucho más profesional. De nuevo el único “pero” que se le puede poner es el precio. Sin embargo, teniendo en cuenta todo lo que nos ofrece, una empresa o profesional que le vaya a sacar partido puede permitirse esta inversión.
Por mi parte, considero que Smartsheet es una aplicación fabulosa, muy completa y que puede ayudarte mucho en gestión de proyectos.
¿Qué te ha parecido a ti Smartsheet?
“Un optimista ve una oportunidad en toda calamidad, un pesimista ve una calamidad en toda oportunidad”.
Winston Churchill