En este post quiero darte mi valoración de Workep, la herramienta de gestión de proyectos apoyada en la suite de Google. Lo bueno y lo malo...
En primer lugar quiero disculparme por adelantado. Me explico. Workep ahora mismo es completamente funcional. Sin embargo, se trata de una aplicación que, prácticamente, acaba de nacer. Debido a esto, se están produciendo cambios con bastante frecuencia. En este sentido, mi análisis y mi valoración de Workep pueden quedarse obsoletos rápidamente. No obstante, la metodología de uso y la filosofía de funcionamiento de Workep están ya perfectamente definidas.
Integración con Google
Uno de los puntos fuertes en la valoración de Workep es su absoluta vinculación con Google.
Te he hablado del uso de los archivos. Workep te ofrece accesos a crear ficheros de Slide, Spreadsheet y Document; presentaciones, hojas de cálculo y documentos de texto respectivamente. Todos ellos gestionados por la suite de Google. Además, tienes la posibilidad de compartir y asociar al proyecto y a las tareas cualquier tipo de archivo.
Todos los archivos que compartas en un proyecto se almacenan en una carpeta de Drive. Ésta quedará disponible para los miembros de tu equipo que colaboren en el proyecto.
Pero la relación con Google continúa. Hangouts, la herramienta para enviar mensajes, llamadas de voz y videollamadas, está a un clic. Una videoconferencia con tu equipo de trabajo nunca fue tan accesible.
Para mi gusto, una de las más aprovechables utilidades es la integración con Google Calendar. En el proceso de configuración del proyecto tienes esta opción disponible. Sin ninguna acción por parte de nadie se realiza el siguiente proceso. Se crea un calendario en Calendar que es compartido por todos los integrantes del equipo del proyecto. Cada vez que se establece la fecha de finalización de una tarea se fija una cita el día y la hora indicados. De esta manera todos los miembros del equipo tienen a su disposición la planificación perfectamente actualizada. Así, cualquier cambio se sincronizará inmediatamente. Al margen de esto, siempre tienes la posibilidad de incluir manualmente cualquier cita o evento en el calendario común.
La valoración de Workep
Lo mejor que puedo decir de Workep es que es una herramienta en pleno desarrollo. Tiene mucho por delante y si continúa aplicando mejoras puede llegar a ser una aplicación fabulosa.
A día de hoy mi valoración de Workep se limitaría a proponerla para la gestión de proyectos sencillos. Permite ciertas funcionalidades para sacar adelante proyectos en los que la planificación no conlleve una complejidad elevada. En cierto sentido, me recuerda a Asana, otra herramienta de gestión de la que ya te he hablado.
Workep ofrece un entorno de trabajo agradable y un manejo muy intuitivo. Visualmente permite conocer la situación del proyecto y de las tareas de una manera rápida y eficaz.
Sin embargo, bajo mi punto de vista presenta carencias importantes que impiden que pueda estar a la altura de otras opciones como Smartsheet, por no hablar de MS Project. Insisto mi valoración de Workep se basa en la propuesta que ofrece en noviembre de 2017.
Entre los principales peros que aprecio en su funcionamiento están la gestión de usuarios y la dependencia de tareas.
Por un lado, no hay un control de la carga de trabajo de los miembros del equipo. El sistema te permite asignar usuarios a las tareas y planificar éstas según tus necesidades. El problema es que ignora por completo si un usuario dispone de capacidad para afrontar todas las tareas que le has asignado.
Por otro, la dependencia entre tareas es meramente indicativa. No permite establecer las condiciones habituales de relación entre tareas. Me refiero a forzar la planificación según dependencias tipo: inicio-fin, inicio-inicio, fin-inicio y fin-fin.
No quiero olvidar, aunque son menos importantes, otros detalles. Echo en falta un mayor cuidado con los textos. Existen fallos y sobre todo una traducción incompleta de muchos textos de la aplicación. Sin ser algo demasiado grave, resulta, en ocasiones incómodo.
Conclusión
Mi valoración de Workep es que como aplicación de gestión de proyectos es buena, pero tiene mucho por mejorar. A pesar de ello, lo más importante es que está en pleno proceso de evolución y seguro que será para mejorar las funcionalidades que ahora te ofrece.
“Nada hay tan fácil como llevarse bien con una persona a la cual no se ve sólo de mes en mes”.
Henri Beyle (Stendahl)