Las ventajas de una PMO en tu organización se reflejan en los resultados obtenidos en la ejecución de los proyectos. En este post te hablo de ellas.
Las ventajas de una PMO
Los beneficios para tu empresa de disponer de una Oficina de Gestión de Proyectos derivan de todas las funciones que asumen. En consecuencia, la dirección de la organización, el director de proyectos y la empresa en su conjunto se van a ver favorecidos.
Desgraciadamente, no es fácil medir el impulso que una PMO da a una organización. No es fácil porque no puedes contrastar la situación con Oficina y sin ella en las mismas circunstancias. Siempre existirán factores que impidan que esa comparación sea equiparable. Pero además, porque las ventajas de una PMO se incrementan con el tiempo. A medida que gana experiencia, al aumentar el repositorio de información, según se mejoran las guías de apoyo, etc. los resultados serán mejores.
La decisión de implantar una Oficina de Gestión de Proyectos en tu empresa debe partir del convencimiento de su bondad. Y eso, sabiendo que no obtendrás un retorno a corto plazo.
Es por esta razón por la que muchas empresas son reticentes a incorporar una PMO a su organigrama.
Medir las ventajas de una PMO
Desde mi punto de vista, resulta complicado medir los beneficios que reporta una PMO en una empresa. Existen índices que pueden servir de referencia, pero a mi entender no son definitivos.
Puedes identificar la cantidad de proyectos exitosos, la reducción de plazos y costes o la satisfacción del cliente, entre otros. Sin embargo, todos esos datos no pueden achacarse exclusivamente a la intervención de la PMO. Existen factores internos, como el buen hacer del director del proyecto y su equipo, y otros externos a la organización que determinan esos valores.
Las ventajas de una PMO en la estrategia de la compañía
Un papel clave de la Oficina es su relación con la dirección de la empresa en la planificación estratégica.
Evidentemente, la decisión del rumbo que debe seguir la compañía recae en manos de la dirección. Sin embargo, la PMO sirve de apoyo a la hora de determinar qué proyectos están alineados en esa dirección. Así, dispone del criterio suficiente establecer prioridades en la ejecución de unos, frente a otros.
De nuevo, ésta no es una ventaja que puedas evaluar con precisión. Aun así, creo que la actuación de la Oficina en este sentido será decisiva a la hora de descartar proyectos que resultarían inadecuados, y fomentaría los que sean acordes con la estrategia de la organización.
El reflejo de la PMO en la gestión de proyectos
La Oficina de Gestión de Proyectos debe suponer un referente en la ejecución de éstos.
Tanto para los directores de proyectos como para cada uno de los integrantes de sus equipos la PMO está para ayudarles. Es una fuente de información de la que todos pueden beber. Además, con el paso del tiempo y con las experiencias vividas, no deja de crecer y de perfeccionar el contenido que pone a su disposición.
Por otra parte, es labor de la Oficina definir el estándar de metodologías, técnicas y operativas a utilizar en los proyectos. De esta manera, se homogeneizan determinados procesos facilitando su gestión. La aplicación de buenas prácticas redunda positivamente en los resultados de los proyectos.
Las ventajas para el equipo
Los equipos de trabajo, sus integrantes, incluidos los responsables, se benefician, sin duda, de la existencia de una PMO en la empresa.
Se trata de un respaldo para ellos ante cualquier incidencia o duda en la ejecución de un proyecto. La cantidad de documentación que acaba recopilando y las experiencias pasadas le permiten dar respuesta a dichas cuestiones.
Además, en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos debe proveerles de la formación adecuada, no sólo en gestión de proyectos sino, también en aspectos técnicos relevantes para su actividad. Incluso, está en su mano fomentar la acreditación o certificación en metodologías para gestión de proyectos.
Conclusiones
Las ventajas de una PMO en tu empresa son numerosas. Sin embargo, también existen inconvenientes. Por una parte, los beneficios que se desprenden de una Oficina de Gestión de Proyectos no se harán patentes a corto plazo. Por otra, el coste puede resultar relativamente elevado.
Ambos aspectos son los causantes de que no todas las empresas estén dispuestas a agregar esta área de trabajo en su organización, especialmente las de pequeño tamaño.
«Elige la mejor manera de vivir, la costumbre te la hará agradable».
Pitágoras