La verificación del alcance es el proceso de validación de cada uno de los productos intermedios y del resultado final del proyecto.
Proceso de verificación del alcance
En este proceso la dirección de la organización comprueba los logros obtenidos en cada apartado de la estructura de desglose del trabajo (EDT). Es decir, a lo largo de la ejecución del proyecto se revisan los subporductos de cada grupo de trabajo en que se ha dividido el proyecto. De esta manera se verifica que el desarrollo del mismo sigue el rumbo adecuado. Con estas acciones estaríamos actuando dentro de los procesos de seguimiento y control. Ya hemos hablado de ellos, también os recuerdo las actividades de supervisión y control del proyecto.
Del mismo modo, se realiza una verificación del alcance del proyecto a nivel final. Es decir, del resultado final del proyecto.
La inspección
La podemos llamar de muchas maneras: inspección, auditoría, revisión de productos, análisis general, fiscalización, etc. Incluso en determinados sectores estos términos tienen significados específicos. En cualquier caso, ésta es la herramienta por medio de la cual se verifica que tanto los productos intermedios como el resultado final del proyecto son los adecuados.
Vamos a ver un ejemplo. Tenemos entre manos un proyecto de fabricación de relojes. Hemos planificado el proyecto y tenemos un enunciado de alcance que nos indica cómo debe ser el producto final. Llevamos a cabo una EDT de manera que se estructura el trabajo en áreas concretas. Imaginemos que un grupo hace la mecánica. Por otro lado, otro grupo se encarga de la correa del reloj. Y un tercer grupo hace la caja, el fondo y las manecillas y un último grupo elabora el estuche.
En nuestra inspección tenemos que verificar que cada uno de estos grupos cumple con las especificaciones de cada elemento. Con la inspección nos aseguramos también de que el resultado final sea el esperado.
Cambios y Acciones Correctivas
Ya vimos cómo funciona el proceso de control integrado de cambios. Este proceso interviene en la verificación de manera que los cambios solicitados afectarán a la ejecución del proyecto. En consecuencia, la verificación del alcance se ajustará a las nuevas especificaciones.
Por otra parte, en caso de que un grupo de trabajo no elabore un producto intermedio de acuerdo con las exigencias solicitadas se le debe exigir que aplique acciones correctivas. El objetivo final debe ser encajar todas las piezas para que se logre obtener un producto final de acuerdo con lo descrito en el enunciado de alcance del proyecto.
Es un ejemplo tonto. Pero si para hacer el mecanismo se usan unas piezas que dan como resultado un mecanismo mayor de lo esperado, éste no cabrá en la caja. Obviamente en la inspección no podremos validar ese mecanismo y se requerirá que se tomen las medidas apropiadas para obtener un producto intermedio adecuado.
Conclusión
La verificación del alcance es el proceso que permite obtener de los responsables de la organización la aceptación formal de los productos intermedios y, por extensión, del resultado del proyecto.
“Nadie puede sospechar cuántas idioteces políticas se han evitado gracias a la falta de dinero”.
Charles-Maurice de Talleyrand-Périgord