En este post quiero hablarte de las Vistas en MS Project. Es decir, las maneras que tiene la aplicación de mostrarte la información del proyecto.
Durante los posts anteriores, que he dedicado a MS Project, hemos tocado los tres pilares esenciales para la ejecución de la planificación de un proyecto. Primero has podido configurar el proyecto en sí. Después has creado y definido las tareas que lo constituyen. Y lo último que has añadido han sido los recursos con los que cuentas.
Ahora debes saber cómo visualizar lo que te interesa. MS Project ha dedicado un menú entero para que accedas a todos esos datos de la manera más efectiva para ti.
Vistas en MS Project
Para que quede claro, las vistas en MS Project son las distintas formas de visualización de los contenidos de un proyecto. Se trata de la información que te muestra en el escritorio de la aplicación.
La manera más sencilla de acceder es a través del desplegable del módulo Ver que tienes a la izquierda de los botones tanto en el menú Tareas como en el menú Recursos. En ese desplegable puedes encontrar fácilmente cualquiera de las principales opciones de vistas en MS Project. Pero no sólo eso. Puedes, también, acceder a otras vistas más específicas. Incluso te da la posibilidad de configurar tus propias vistas, según tus necesidades y guardarlas para utilizarlas cuando lo necesites.
La otra opción es pinchando en el menú Vistas. Dentro de este menú tienes dos módulos dedicados a tareas y recursos en los que tienes los accesos a las vistas de esas dos áreas. En ellos se han repartido las mismas vistas del desplegable Ver. Igualmente, en ambos casos tienes acceso a otras vistas y a configurar las tuyas propias.
Gestión de las vistas en MS Project
Además de estos dos módulos, en la barra de herramientas del menú vistas tienes otros tres módulos (Datos, Zoom y Vista en dos paneles), que actuarán sobre la vista que tengas seleccionada.
Módulo Datos
Gracias a las opciones que te ofrece este módulo puedes organizar los datos de la vista que tengas en el escritorio.
Como es lógico, con el botón Ordenar puedes reordenar las tareas o los recursos según los criterios que le indiques.
El desplegable Esquema te permite agrupar o desagrupar las subtareas según el nivel de jerarquía que le indiques. Evidentemente, esta opción no está disponible en las vistas de recursos.
Los desplegables Resaltar y Filtro te permiten crear filtros para que puedas identificar los registros, recursos o tareas, que cumplen los criterios que tú marques. Si utilizas la opción resaltar marcará de amarillo los registros que cumplen tus condiciones. En cambio, con la opción filtro oculta aquellos registros que no cumplen y sólo quedarán visibles los que sí lo hacen.
La opción Grupos es similar a Ordenar. Ordena los registros según el campo que le hayas indicado. Pero además, agrupa los registros que tengan en ese campo un valor coincidente. Es decir, si agrupas los recursos por su naturaleza, creará un grupo con todos los de trabajo, otro con los recursos materiales y otro con los de tipo costo.
El desplegable Tablas muestra datos concretos de los registros por tipo de concepto. Tanto las tareas como los recursos tienen asociados muchos datos. Con este desplegable puedes indicar, en cada caso, qué tipo de datos necesitas visualizar. Así se evita tener en pantalla una tabla demasiado larga, en la que resulte incómodo localizar un campo determinado. De esta manera, puedes, por ejemplo, indicar que muestre los datos de seguimiento de las tareas, o los de costo…
Módulo Zoom
Con estos botones puedes ampliar o reducir el contenido de la pantalla en aquellas vistas que contengan un formato temporal.
Con la Escala temporal puedes definir las unidades de medida del tiempo. Así, puedes visualizar el cronograma por horas, días, semanas…
El Zoom permite hacer lo mismo, acerca o aleja la visualización del cronograma.
El botón de Proyecto completo permite que en la vertical de la pantalla se pueda visualizar todo el ámbito temporal del proyecto. En función del nº de tareas, tal vez debas desplazarte arriba o abajo para poder visualizar todas. Pero no necesitarás desplazarte a la derecha o a la izquierda. MS Project ajusta la escala temporal para que quepa todo el proyecto en el ancho de la pantalla.
La opción Tareas seleccionadas realiza la misma acción, pero en lugar de con todo el proyecto, sólo con las tareas que selecciones. Éstas no tienen por qué ser consecutivas. Puedes seleccionar taras que están al principio y otras al final. La vista se ajustará para que las seleccionadas entren en la vertical de la pantalla.
Módulo de Vista en dos paneles
Esta opción de las vistas en MS Project te proporciona una ventana auxiliar. Lo que hace es dividir la pantalla en dos partes una en la mitad superior y otra en la inferior. Una de esas partes contendrá la vista que tengas seleccionada, la otra dependerá de lo que elijas en este módulo.
La primera opción es Escala de tiempo. Muestra en la zona superior un resumen de las distintas tareas principales del proyecto. En este caso, la vista original se sitúa en la mitad inferior de la pantalla.
Al pinchar en la opción Detalles se traslada la vista original a la zona superior y se queda en la inferior la opción que escojas. Con el desplegable situado a la derecha de la casilla Detalles tienes las distintas opciones para elegir que estarán vinculadas con el contenido de la vista original.
Te lo explico con un ejemplo. Supón que estás trabajando con recursos y seleccionas la vista de “Hoja de recursos”. En Vista en dos paneles marcas la opción Detalles y en el desplegable eliges Formulario de recursos. El resultado en pantalla es que en la zona superior verás una tabla con los recursos de tu proyecto y en la mitad inferior tendrás un formulario con datos de un recurso. En concreto, en este caso los datos del recurso seleccionado en la Hoja de recursos de la mitad superior. Si pinchas en otro recurso, el contenido del formulario cambia y verás los datos del recurso que acabas de seleccionar.
Conclusión
Es cuestión de práctica. Con el tiempo tendrás muy claro qué vistas en MS Project son las que necesitas y cómo acceder a ellas con rapidez. Lo importante es que sepas que tienes muchas posibilidades para tener en pantalla la información que necesitas en cada momento.
“El hombre es mortal por sus temores e inmortal por sus deseos”.
Pitágoras