Con el diseño de zaps avanzados puedes conseguir automatizaciones increíbles que te facilitarán la vida. Vamos a profundizar un poco en sus secretos.
Hasta ahora, el esquema de Zapier que te he comentado era algo tan sencillo como que algo en una aplicación provocaba una acción en otra. Cuando te expliqué el proceso de creación de un zap me limité a eso para que su esencia resultara comprensible. Sin embargo, esta herramienta te permite profundizar un poco más en su configuración.
Para empezar, dispones de todas las opciones integradas que te aportan las Built-In Apps, de las que ya te he hablado. Pero aún hay más.
Zaps avanzados
Zaps multisteps
¿Qué pasaría si ese proceso de: trigger + acción; se convirtiera en un proceso: trigger + acción + acción + acción…?
Es decir, un disparador que desencadena una acción, luego otra, a continuación otra más y otra. El secreto de esto está en el icono con el signo «+» que te encuentras a continuación de cada paso.
Sólo tienes que pinchar en él para que se añada en la posición que te interese una nueva acción. De esta manera puedes definir una secuencia tan completa como necesites.
Zaps que buscan
Te pongo en situación. Quieres crear un zap que funcione de la siguiente manera: cuando se reciba un correo en una cuenta concreta se Outlook se añada su contenido en un comentario de una tarea de Meistertask. En principio, deberás indicar en qué tarea quieres añadir el comentario. Sin embargo, te interesa que, dependiendo del contenido, se registre en una tarea concreta.
La solución es crear un paso intermedio que busque la tarea en la que, en cada caso, se deba añadir el comentario. De nuevo, Zapier te propondrá, a través del asistente, en función de las aplicaciones que estén utilizando, el sistema de búsqueda.
Zaps bidireccionales
Podría ser interesante que los zaps pudieran funcionar también en sentido contrario.
Cuando añades una nueva línea en un documento de Google Sheets se crea una tarea en SmartSheet. Pero, que a la vez, si se crea una tarea en SmartSheet se añada una línea en ese documento de Google Sheets.
Desgraciadamente esto no se puede hacer. Al menos no directamente. El truco es crear dos zaps en sentido opuesto. De manera que en uno el disparador sea la aplicación A, y la acción se produzca en la B; y en el otro, al contrario.
El traspaso de datos
Siempre te hablo de que al producirse un evento se activa el disparador en una aplicación y se ejecuta la acción correspondiente en otra. Pero lo interesante es, en muchos casos, que esa acción arrastre información procedente de la aplicación inicial.
Por ejemplo, necesitas que si se crea una tarea en MeisterTask que se registre en Google Calendar. Lo importante es que ese registro se haga en la fecha indicada, en la hora correcta, que el nombre de ese evento se corresponda con el título de la tarea, que ambas descripciones coincidan, etc.
Zapier, en el proceso de creación de zap, está preparado para que indiques en cada campo de la segunda aplicación qué datos debe coger de la primera. Para ello, muestra un ejemplo de lo que se encuentra en el disparador para que puedas elegir qué te interesa traspasar a la segunda. En el apartado «Customize Detailed Event» recorre cada uno de los campos posibles, algunos obligatorios, a los que puedes asignar contenido.
Ese paso en la configuración de tus zaps es especialmente importante para que el resultado sea perfecto.
Ajustes horarios
Te mencioné esto anteriormente, pero quiero recalcarlo porque parece una tontería y puede causar errores. Afecta a todos los zaps que incluyen las acciones que conllevan la aplicación de un horario como apuntes en calendarios, avisos, alarmas, tareas, etc.
Aunque el proceso te permitirá indicar el campo horario en la aplicación de destino, puede que el resultado no sea el esperado. Si quieres que el registro horario sea correcto debes indicar la zona horaria en la que te encuentras.
Recuerda que a la derecha de la pantalla de configuración de zaps tienes un menú. El icono con la rueda dentada te da acceso a los ajustes. Allí tienes, entre otras opciones la selección de tu huso horario.
Valores personalizados
Antes te comentaba cómo hacer el traspaso de datos. Sin embargo, una opción para zaps avanzados es el uso de valores personalizados.
Es posible que el valor de algún campo dependa de variables concretas. Por ejemplo, puedes querer asignar tareas a diferentes personas en función del tipo de tarea. Para ello, deberás elegir la opción «Use a Custom Value».
Al utilizar esta funcionalidad las posibilidades se multiplican. Aunque, también la complicación de la configuración del zap.
Conclusiones
Si quieres utilizar zaps avanzados deberás profundizar en las opciones que esta herramienta te ofrece. Cada uso que quieras dar es un mundo, pero las ventajas de crear automatizaciones te permitirán optimizar tu eficiencia y la de tu equipo notablemente.
«Los hombres de estado son como los cirujanos, sus errores son mortales».
Françoise Mauriac